چگونه کارهایمان را مدیریت کنیم؟ چگونه مدیریت خوبی داشته باشیم، بتوانیم به خوبی زمان بندی و برنامه ریزی کنیم؟  این بار در  این مقاله جامع از هاو کن یو قرار است گره از بسیاری از مشکلات شما کاربران بگشاییم. مشکلی با نام مدیریت انجام کارها و برنامه ریزی. با ما همراه باشید.

در این مقاله کامل برای شما کاربران howcanu توضیح خواهیم داد که چگونه می توانید کار های خود را مدیریت، برنامه ریزی و حتی زمان بندی کنید تا بتوانید به خوبی از پس این اهداف، تسک ها و کار ها بربیایید. مشکلی که شاید با حل شدنش خیلی از کارهای ناتمام، خیلی از ناممکن ها و خیلی از اهداف بزرگ ممکن و قابل دسترس باشند.

کارهای زیادی هست که لازم است انجام دهید، و همینطور راه های زیادی وجود دارد که متمرکز لیست کارهایتان بمانید، همینطور هزاران ابزار وجود دارند تا به شما کمک کنند خلاقیتتان را افزایش دهید و کارهای بیشتری را به انجام برسانید و در انجام آن ها اهمال و سستی نکنید.

شروع کارتان با یک برنامه شروع می شود. همچنین روش های مختلفی برای متمرکز ماندن روی لیست کارهایتان وجود دارد، که هر یک نقاط قوت خود را دارند و بعضی از آنها آنقدر پیچیده هستند که کتابی در مورد آنها نوشته می شود. پیدا کردن درست و برنامۀ مناسب می تواند بسیار دشوار باشد، آنقدر که ممکن است دست از تلاش بردارید و تمامی کارها را در ذهنتان سر و سامان دهید.

البته نباید اینگونه باشد. در این مقاله ما شما را با رایج ترین روش های مدیریت کارها آشنا می کنیم تا بتوانید بهترین راه را برای مدیریت کارهایی که لازم است انجام دهید انتخاب کنید. در ادامه بهترین برنامه ها را برای هر یک از روش ها به شما نشان می دهیم. این برنامه ها ابزار لازم برای خلاق ماندن در سال جدید را به شما ارائه می دهند.

انتخاب روش درست انجام کار

وقتی حرف سر مدیریت کار باشد، یک روش واحد در میان نخواهد بود. درست مثل مسئلۀ یادگیری که بعضی از افراد به شکل بصری بهتر یاد می گیرند و برخی یادگیری شنیداری بهتری دارند، روش های مختلفی برای مدیریت کار وجود دارد که کاملاً برایتان مناسب هستند- بعضی از برنامه ها هم هستند که به هیچ عنوان برای شما کار نمی کنند، فرقی هم نمی کند که چقدر سخت تلاش می کنید.

به همین دلیل است که تحقیق کردن دربارۀ روش های مختلف مدیریت کار به منظور پیدا کردن برنامه ای که به خوبی برای شما کار کند، بسیار حائز اهمیت است. فقط با خواندن این مقاله می بینید که حداقل یکی دو روش از بین روش های معرفی شده به خوبی مناسب کار شما هستند. پس می توانید امتحانشان کنید تا ببینید کدام یک برایتان بهترین گزینه است.

در این مقاله مروری بر نقاط ضعف و قوت روش های زیر انجام می شود. روش های زیر از معروف ترین راه ها و روش های شناخته شده برای مدیریت کارها هستند.

  • روش لیست خرید
  • به انجام رساندن کارها (GTD)
  • کارهای متنی ساده
  • صفحات ردیف و ستون
  • خلاقیت گروهی
  • خودکار و کاغذ
  • روش کانبان
  • بستن نخ به دور انگشت

روش لیست خرید برای مدیریت کارها

روش “لیست خرید یا “Grocery List” یا همان فهرست کردن سادۀ کارها تا کنون رایج ترین و محبوب ترین روش مدیریت کار بوده است. در این روش بدون اینکه حتی به این کار فکر کنید کارهای را مرتب می کنید. در این روش بدون اینکه اشتباهی صورت دهد تمامی کارها را بر اساس ترتیب زمانی انجام دادنشان در لیست قرار می دهید. ده ها برنامه وجود دارند که از این روش برای مرتب کردن کارها استفاده می کنند، و فهرست سر راست آنها باعث می شود مانند لیست خریدی به نظر برسند که وقتی روانۀ مغازه هستید تهیه اش می کنید.

این برنامه ها برای افرادی خوب هستند که عجله دارند کارهای یک لیست را یکی پس از دیگری انجام دهند و به سراغ کار بعدی بروند. البته کارها هم سبک و قابل انجام هستند.  وقتی از برنامه هایی با سبک فهرست خرید استفاده می کنید، هیچ جزئیات ریزی برای بررسی وجود ندارد، بنابراین یک تصویر کلی و بزرگ برای تمامی کارهایتان برایتان باقی می ماند. یا لیستی از تمام انچه می خواهید در طول روز انجام دهید.

پس در کل تنها کاری که باید انجام دهید لیستی از کار هایی که باید انجام دهید تهیه کنید، اگر لازم است تاریخ و یا اگر روزانه هستند ساعت حدودی انجام هر یک را مشخص کنید و سپس در طی روز اقدام به انجام یک یک ان ها کنید و پس از انجام تیک انجام شده را در کنار هر یک بزنید.

اپلیکیشن هایی با سبک فهرست خرید اغلب ویژگی های سازماندهی ضروری در کنار کارهای ساده دارند. به عنوان مثال، اکثراً توانایی تنظیم تاریخ مشخص برای یک کار را دارند و بعضی هم می توانند یادآور هایی را برای یک کار تنظیم کنند.

اپلیکیشن های زیادی با این سبک وجود دارد و شما می توانید طراحی های مختلفی را در آنها پیدا کنید. اینها اپلیکیشن های ساده ای هستند، پس می توانید پیشرفته ترین و منحصر به فرد ترین طراحی ها را برای فهرست های ساده داشته باشید. برنامه هایی مثل (Clear و Apple’s Reminder app) طراحی های فوق العاده دارند که کار انجام شده را نه تنها رضایتبخش بلکه زیبا نشان می دهند.

گفته می شود برنامه هایی با این سبک برای همه کارآمد نیستند. اگر لازم باشد کارهای جزئی را درون یک کار بزرگتر برنامه ریزی کنید یا روند پیشرفت یک پروژه یا کار را دنبال کنید، برنامه هایی با سبک فهرست خرید برای شما مناسب نیستند. اما نگران نباشید چون استراتژی های دیگری برای مدیریت کار برایتان وجود دارد.

مزایا و معایب روش فهرست خرید

مزایا: به طور کلی برنامه هایی با این سبک به اندازۀ کافی ساده هستند و نیازمند تنظیمات اندکی می باشند که کار کردن با آنها را آسان می کند. با وجود ساده بودن بار ها و بار ها این روش سریع مدیریت کار ها نشان داده است که تا چه اندازه می تواند کاربردی باشد. ساده و قابلیت تنظیم سریع.

معایب: در پیگیری جزئیات کوچک یا بررسی پرژه های بزرگ موفق عمل نمی کنند.

روش به انجام رساندن کارها برای مدیریت و برنامه ریزی (GTD)

به انجام رساندن کارها که به طور خلاصه GTD نوشته می شود، روش فهرست خرید روی استروئید است. این روش مدیریت کار که با کتابی با همان نام مشهور شده است، یک روش قدرتمند استفاده از فهرست ها و جزئیات برای مدیریت کارهایتان است. این کار باید با کتاب و یا اپلیکیشن های مرتبط انجام شود. پس خیلی نمیتوان توضیحات کاملی در رابطه با آن ارائه داد با این حال در ادامه به شما این روش و ایده را توضیح خواهیم داد . ممکن است اپلیکیشن هایی با این سبک به اپلیکیشن های سبک لیست خرید شبیه باشند اما در واقع فهرست های زیر مجموعه، ابزار مدیریت زمان و برنامه های داخلی دیگری هم دارند.

به عنوان مثال در زمان کار روی یک مقاله می توانیم از اپلیکیشن های قدرتمند مدیریت کار با سبک فهرستی استفاده کنیم تا پروژۀ جدیدی را برای مقاله درست کنیم و سپس کارهایی را برای بخش هایی از مقاله، مثلاً یادآورهایی برای اصلاح مقاله، اضافه کنیم و فهرستی از منابع اضافه لازم برای تکمیل مقاله را تهیه کنیم. در عین حال می توانیم پروژه ای برای کارهای خانه، پروژه های مداوم و دیگر موارد را هم داشته باشیم.

استاندارد ترین اپلیکیشن های GTD قابلیت های یادداشت برداری و ضبط فایل دارند. این آپشن برای شروع پروژه هایی مفید است که می توانید تمام ایده ها و فایل های مرتبط به کار را به آنها ضمیمه کنید، تا مطمئن شوید از هیچ کدام از جزئیات هر چند کوچک غافل نمی شوید و همۀ منابع کارتان را یکجا در اختیار دارید. به علاوه اپلیکیشن هایی مثل OmniFocus این امکان را به شما می دهند تا برای کار مورد نظر داده های محل را ضمیمه کنید، و این چیزی است که برای اجرای مأموریت ها یک ویژگی عالی است.

بعضی از برنامه های GTD نیز تقویم های درون برنامه دارند که کارها و پروژه ها را به ترتیب زمانی مربوط به آنها نشان می دهند. این آپشن زمانی که چندین پروژه را برای مشتریان متفاوت با تاریخ های تعیین شدۀ جداگانه پیگیری می کنید، بسیار رضایتبخش خواهد بود. همچنین می توانید با یادداشت ها و فایل های مرتبط با کارتان در اپلیکیشن ها پیش بروید.

اما روش GDP چیست؟

ایدۀ اصلی در مورد GTD این است که می توانید هر چیزی را از سرتان بیرون بیاورید و وارد یک لیست کارهایی که باید انجام دهید کنید، آنها را در فهرست کارهای مرتبط با هر یک از وظایف دسته بنده شده تان براساس مکان و بافتی که در آن کار را انجام می دهید مرتب کنید، و به هر دادۀ مربوط به آن کار یک یادداشت را ضمیمه کنید. چیزهای زیادی در هر کار وجود دارد که از این طریق می توانید مطمئن شوید هیچ چیز را در سرتان نگه نمی دارید و می توانید روی کاری که دارید انجام می دهید تمرکز کنید.

از آنجایکه تایپ کردن برای ایجاد کارها و اضافه کردن معیارها در گوشی های هوشمند می تواند کار دشواری باشد برنامه هایی با سبک GTD به طور کلی متناسب با دسکتاپ کامپیوتر هستند. با این وجود بسیاری از اپلیکیشن ها مانند AmniFocus نسخۀ موبایل خیلی خوبی را همراه با همتای دسکتاپی ارائه داده اند تا تجربۀ مدیریت یکپارچۀ کارهای در دستِ انجام را فراهم کنند.

مزایا و معایب GTD

مزایا: با برنامه هایی به این سبک می توان هر مرحله از یک کار را پیگیری کرد و اغلب ویژگی هایشان در حال افزایش هستند.

معایب: تنظیمات این اپلیکیشن ها می تواند گیج کننده باشد و برای بعضی ها به هم ریخته به نظر برسد.

یک ویژگی قدرتمند اپلیکیشن های GTD این است که علاوه بر موعد مقرر، تاریخ شروع هم دارند.

روش ویرایشگر متن برای مدیریت کارها

استفاده از ویرایشگر های متن برای مدیریت کار مدتی است که باب شده است. در حقیقت اپلیکیشن emacs در نهایت فرمان مدیریت کار متنی خودش را دارد. ویرایشگران متن این آزادی را به شما می دهند تا کارها را به نحوی که دوست دارید مدیریت کنید و در مورد حواس پرتی های بصری برنامه هایی با سبک فهرست خرید هم می توانید آزادانه تصمیم بگیرید.

اگر قبلا هم برنامه های ویرایشگر متن را ترجیح داده اید دیگر لازم نیست برنامۀ مدیریت کار جدیدی را دانلود کنید، فقط از دانسته های فعلی تان استفاده کنید. مهمتر از همه اینکه فایل متنی که برای مدیریت کارهایتان استفاده می کنید جامع است، پس می توانید ابزار ها و پایگاه را بدون اینکه جریان کاری تان مختل شود تغییر دهید.

برای استفاده از ویرایشگر متن به منظور مدیریت کارها روش های متفاوت بسیاری وجود دارد. دو تا از رایج ترین برنامه ها Todo.txt و Today.txt هستند. با Todo.txt می توانید کارهای تک خطی را درون فایل متنی ایجاد کنید. این کارها می توانند بر اساس اولویتی که دارند مرتب شوند و به پروژۀ مربوطه شان ضمیمه شوند. به منظور ایجاد فهرست های مختلف فقط کافی است که فایل متنی جدیدی ایجاد کنید، به همین راحتی.

در زمان استفاده از Todo.txtدر کامپیوترتان می توانید از فایل متنی تان برای یک  اپلیکیشن Todo.txt پیشتیبان برای گوشی آیفون، لینک بسازید تا خواندنش راحت تر شده و یک تجربۀ لذتبخش داشته باشید. اگر ترجیح می دهید ویرایش را در یک متن ساده در گوشی موبایلتان انجام دهید می توانید این کار را با استفاده از ویرایشگر متن مورد علاقه تان روی موبایلتان انجام دهید.

Today.txt حتی از برنامۀ قبلی هم ساده تر است: یک پاراگراف سه خطه روی یک کار تأکید می کند. فایل متنی با عبارت “اگر کار دیگری نباشد می خواهم…” شروع می شود، و با “اگر این کار را انجام دهم روزم یک روز خوب خواهد بود” به پایان می رسد. این کار نه تنها این روش را انگیزه بخش تر از هر روش دیگری می کند، بلکه باعث می شود وقتی حواستان پرت می شود خودتان را متمرکز نگه دارید.

هر دو روش- یا روش شخصی خودتان برای سازماندهی کارها در ویرایشگر متن- می توانند به یک اندازه خوب کار کنند. اگر اپلیکیشنی که برای انجام کارهای روزانه دارید را دوست دارید اما به چیزی برای متمرکز ماندن روی کارهای امروزتان نیاز دارید، Today.txt می تواند برنامۀ اضافۀ خوبی برای جریان کاری تان باشد.

مزایا و معایب این روش

مزایا: استفاده از ویرایشگر متن روش رایگان و آسانی برای مدیریت کارهاست. می توانید جریان کاری تان را تنظیم کنید در عین حال ممکن است بخواهید از برنامه هایی که با آنها آشنایی دارید استفاده کنید.

معایب: فهرست های متنی ساده اغلب ممکن است برای برخی از افراد استخوان خالی به نظر برسند و نیازمند تنظیمات و مدیریتی برای منظم بودن باشند.

روش مدیریت کارهای کانبان

روش کانبان کارها و پیشرفت های شما را در تصویر ساده ای مجسم می کند. این روش در خالص ترین شکلش به شکل برگه های نت چسب دار، تابلو اعلانات و برچسب ها است و کارها را بر اساس پیشروی شان سازماندهی می کند. برای شروع با کانبان، تابلویتان را به سه بخش تقسیم کنید: کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی که در حال انجامشان هستید، و کارهایی که انجام داده اید. می توانید برای هر یک از کاغذهای نت با رنگ های جداگانه استفاده کنید و بر اساس پیشروی کارها آنها را بچسبانید. با پیشروی کارتان آنها را به ستون جدید یا گام جدید منتقل کنید و پیگیرشان باشید. می توانید بر اساس مشتری، پروژه یا هر تفکیک کنندۀ دیگری از کدهای رنگی استفاده کنید. همچنین می توانید در صورت تمایل از الصاق جزئیات بیشتر به هر کار استفاده کنید.

اگر ترجیح می دهید از شکل دیجیتالی این روش استفاده کنید برنامه هایی مانند Trello و Leankit کاملاً از روش کانبان برای مدیریت کارها استفاده می کنند. همچنین ویژگی های همکاری دیگری هم دارند، بنابراین اعضای گروهی که دور از هم هستند می توانند از طریق عمل کانبان با هم کار کنند.

کانبان برای کارهای تیمی و کسانی که دوست دارند تصویر بزرگتری را در یک نگاه ببینند یک گزینۀ عالی است. در زمان استفاده از این روش تمامی کارها را بر اساس زمان مقررشان می بینید، و همچنین پیشروی یک کار را جلوی چشمتان دارید، پس چیزی مانع غرق شدن شما در کارتان نمی شود.

مزایا و معایب روش کانبان

مزایا: همیشه تصویر بزرگی در جلوی چشم شما و تیمتان قرار دارد.

معایب: جزئیات کوچک که برای بعضی از افراد بار اطلاعاتی زیادی به همراه دارند، قابل حذف هستند.

اگر برای روش کانبان در دنیای واقعی (نه دیجیتالی) و از برگه های نت چسب دار روی تابلوی اعلانات  استفاده می کنید، می توانید از اسکنر برگه نت جدید برنامۀ اورنت (evernote) استفاده کنید.

 

روش صفحات ردیف ها و ستون ها

 

زمانی که حرف بر سر مدیریت کارها می شود اغلب از صفحات گسترده، به ویژه در فضای موبایل، چشم پوشی می شود. اما می توانند به اندازۀ یک ابزار مدیریت کار موفق و قدرتمند عمل کنند، البته تا جایی که شما اجازۀ این کار را به آنها بدهید. صفحات گسترده همانند اکسل به خاطر انعطاف پذیری که دارند راه بسیار عالی برای مدیریت حجم بسیار بالایی از کارها و پروژه ها هستند.

در استفاده از صفحات گسترده می توانید صفحات مختلفی برای انواع مختلف کارها ایجاد کنید. مثلاً صفحه ای می تواند برای کارهای شغلتان باشد و صفحۀ دیگری برای کارهای خانه، به نحوی که هر کدام از صفحات ستون هایی برای پیگیری تاریخی که برای هر کار تعریف می شود دارند. کارها می توانند در ستون های جداگانه قرار بگیرند، و خانه های جدول می توانند با رنگ ها کدگذاری شوند تا اهمیت کارها و دیگر موضوعات مهمشان نمایش داده شود.

مانند روش ویرایشگر متن، با صفحات وب هم می توانید به هر طریقی که دوست دارید کار کنید، همچنین می توانید از اپلیکیشن هایی که از قبل با آنها آشنا بوده اید استفاده کنید. به علاوه حجم زیادی از جدول های مدیریتِ کار، به صورت رایگان در صفحه های های گوگل وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. یا اگر اپلیکیشن برنامه ریزی کلی مثل OmniOutliner دارید می توانید از آن استفاده کنید و به راحتی سیستم مدیریت کار خودتان را تنظیم کنید.

اگر به صورت تیمی کار می کنید می توانید از صفحه های گوگل برای سیستم مدیریت کار گروهی بدون حاشیه استفاده کنید. فقط یک صفحۀ اشتراکی جدید بسازید و اعضای گروهتان را در آن ادد کنید، و خانه هایی با کدگذاری رنگی برای تعیین کارها ایجاد کنید. از آنجایی که صفحات گوگل کاربر چت درون برنامه ای دارد، همکاری با اعضای گروه آسان می شود.

مزایا و معایب این روش

مزایا: می توانید از برنامه های آشنا برای ایجاد و تطبیق محیط برای کارهایتان استفاده کنید.

معایب: مانند برنامه های متنی، با استفاده از صفحات گسترده برای مدیریت کار  ممکن است در بعضی از حوزه ها بسیار ابتدایی کار کنید. مهمتر از همه اینکه استفاده از صفحات گسترده زیباترین روش برای مدیریت کارها نیست.

خلاقیت گروهی برای مدیریت کار های تیمی و پروژه ها

در همین ابتدای کار بگوییم که از Trello برای مدیریت کارهای تیمی تان استفاده کنید.

اپلیکیشن های فهرست کارها فقط برای مدیریت کارهای خودتان نیستند. زمانی که با یک تیم کار می کنید به راهی نیاز دارید تا با چیزی که بقیه در حال کار کردن روی آن هستند، و چیزی که از کار پروژه باقی مانده است پیش بروید.

این اپلیکیشن ها اغلب برنامه هایی بر اساس فهرست هستند که به هر کسی این امکان را می دهند تا حساب کاربری خودش را داشته باشد. همچنین، معمولا برنامه ها دارای شبکه هستند که در هر مرورگری و با اپلیکیشن های موبایل برای کار در حال انجام کار می کنند. اعضای تیم می توانند کارها را اضافه یا ویرایش کنند. همچنین می توانند در قسمت نظرات (کامنت ها) یا خدمات پیام رسانی های فوری دربارۀ کار بحث کنند و همکاری و مدیریت کار گروهی را بسیار آسان تر از چیزی هست، کنند.

بسیاری از اپلیکیشن های تیمی ویژگی هایی مشابه به ویژگی های ذکر شده در روش GTD دارند. کارها، فراتر از تنظیم تاریخ مقرر، می توانند دارای کارهای زیر مجموعه ای باشند و پروژه های بزرگ می توانند در فهرست ها یا صفحات خودشان سازمان دهی شوند تا همه چیز را برای هر یک از پروژه ها و یا مشتریان منظم نگه دارند. حتی اکثر آنها به شما این امکان را می دهند تا فایل های جدیدی به کارها اضافه کنید پس می توانید هر چیزی که لازم است را برای تکمیل کار در دستِ انجام، انجام دهید.

اگر استفاده تان از از یک مجموعۀ خلاقیت گروهی با تیمتان به پایان رسیده و میخواهید برای کارهای شخصی تان از آن استفاده کنید، نگران نباشید. اکثر این برنامه ها امکان ایجاد یک صفحۀ کار تک کاربر، که از صفحۀ کاری تان مجرا است، را هم برای شما فراهم می کنند. بنابراین می توانید به طور یکپارچه بین کارهای شغلی و شخصی تان در حال انتقال باشید. بعضی از پر طرفدارترین اپلیکیشن های مدیریت کار، از جمله trello و Wunderlist برای کار گروهی هم قابل استفاده هستند، بنابراین می توانید با استفاده از آنها با پروژۀ شرکتتان به موازات لیست کارهای شخصی تان همراه باشید.

مزایا و معایب این روش

مزایا: برنامه های تیمی به طور کلی بین پایگاهی هستند و گزینه های بسیار خوبی برای حفظ تیم در مسیر کار و تشویق همکاری هستند. به علاوه، در صورت نیاز می توانند برای کارهای فردی هم مورد استفاده قرار بگیرند.

معایب: ممکن است تنظیمات اپلیکیشن ها برای کل تیم زمانبر و پرهزینه باشد.

روش خوب و قدیمی خودکار و کاغذ برای

گاهی همان روش قدیمی خودکار و کاغذ پادشاهی می کند. احتمالاً انتظار نداشتید این روش را در کنار معرفی اپلیکیشن های مدیریت برنامه ببینید، اما گاهی همین روش بهترین راه برای مدیریت کار است- به خصوص اگر به خاطر همراه بودن این برنامه ها با گوشی موبایل و کامپیوترتان، به جای متمرکز ماندن روی کارتان سراغ چک کردن توئیتر و دیگر شبکه های اجتماعی می روید. وقتی کارهایتان را در یک دفتر برنامه ریزی می کنید کاملاً از اینترنت و حواس پرتی های همراه آن به دور هستید و در مسیر کارتان قرار می گیرید.

ممکن است شما هم به این نتیجۀ جالب در مورد مدیریت کار ها با استفاده از کاغذ و خودکار برسید که، بررسی کارهای انجام شده در یک دفتر نسبت به کنار زدن آن در گوشی موبایل بسیار رضایت بخش تر و لذت بخش تر است، البته ممکن است بر خلاف بعضی افراد دیگر نظر شما در این مورد منفی باشد. راه های زیادی برای دیجیتالی کردن روش خودکار و کاغذ وجود دارد، مثل استفاده از برنامه های اسکن موبایل یا ابزار هایی مانند برنامۀ (Evernote). از فهرست کارهایی که باید انجام دهید در یک فضای ابری نسخۀ پشتیبان (backup) بگیرید، در این صورت بهترین شرایط را خواهید داشت. کارهای شما روی کاغذ نه تنها زنده خواهند ماند، بلکه هر موقعی که بخواهید در دسترستان خواهند بود.

مزایا و معایب این روش

مزایا: یادداشت های کاغذی عاری از حواس پرتی هستند و به هیچگونه اتصالی نیاز ندارند.

معایب: تطبیق پذیری هیچ یک از روش های معرفی شده در این مقاله را ندارند و بک آپ گرفتن از آنها کار دشواری است.

روش نخی به دور انگشتتان

بدون وجود تکنولوژی کارها را به یاد بیاورید. ان ها با یک تیکه نخ. جالب است، نه؟

اگر چه نوتیفیکیشنی روی گوشی آیفون می تواند بهترین یادآور برای تکمیل یک کار باشد، اما هیچ چیز مانند تغییری در کارهای روزمره حافظه تان را تقویت نمی کند. نمونۀ کلاسیکی از این مورد همان بستن نخ به دور انگشت است، یا اگر می خواهید نمونۀ مدرن آن را تجربه کنید می توان به بستن کش دور موبایلتان فکر کنید. به این ترتیب ذهن شما پیش می رود و کار را به خاطر می آورد. این روش ها هنوز هم با پیشرفت تکنولوژی کاربرد های خود را حفظ کرده اند

برای اینکه در اینجا هم کمی فنی تر کار کنید می توانید ترتیب آیکون های  گوشی تان را تغییر دهید یا والپیپر گوشی موبایلتان را عوض کنید تا ذهنتان را تقویت کنید. اگر از این روش روی دسکتاپ کامپیوترتان استفاده می کنید می توانید از عکس ها و متن های خاص به عنوان عکس محافظ صفحه تان استفاده کنید یا از یک کاغذ نت وسط صفحۀ لپ تاپتان استفاده کنید. در هر شکلی که باشد انجام کاری متفاوت از کارهای روزمره می تواند راه بسیار خوبی باشد برای اینکه حافظه تان را تقویت کنید و به یاد بیاوریدکه  چه کاری باید انجام می دادید.

مزایا و معایب این روش

مزایا: ساده ترین راه ممکن برای یادآوری به خودتان برای انجام کارها است.

معایب: ممکن است فراموش کنید این نخ را برای چه به دستتان بسته اید.

انتخاب بهترین روش برای شما

استراتژی های مختلف مدیریت کارها هم مانند روش های مختلف یادگیری توجه را در یک حوزۀ خاص معطوف می کنند. به عنوان مثال، روش “فهرست خرید” در مدیریت کارها، همۀ اطلاعات ضروری را پیش رو قرار می دهد، در حالیکه بسیاری از جزئیات ریز را از تصویر جا می اندازد. اگر فقط می خواهید راه ساده ای برای متمرکز ماندن در مسیر کارهایی که اکنون باید انجام دهید انتخاب کنید، این روش یک گزینۀ بسیار خوب است.

اما اگر شخصی هستید که به وجود جزئیات اهمیت می دهید، استفاده از برنامۀ قوی تری در زمینۀ مدیریت کار برایتان مناسب تر است. در این صورت می توانید تمام جزئیات ریز را پیگیری کرده، پروژه های چندگانه را تحت کنترل درآورید و از همه مهمتر اینکه این کارها را فقط از طریق یک برنامه انجام دهید. در اینجا، نه تنها کارهایی را که امروز می خواهید انجام دهید را، بلکه می توانید کل زندگی تان را برنامه ریزی کنید.

چه برنامه هایی با سبک فهرست خرید و چه برنامه های پیشرفته تر GTD خط اتصال های تفننی تری دارند و می توانند شما را مجبور کنند تا به روشی که آنها طراحی شده اند کار کنید. اگر از آن تیپ آدم هایی هستید که دوست دارید اپلیکیشنی که با آن کار می کنید کاملاً قابل تنظیم باشد، برنامه های مدیریتی در ویرایشگر متن یا صفحۀ گسترده می توانند بهترین گزینه برایتان باشند.

با هم کار می کنید؟ پس برنامه های مدیریت کار گروهی یا حتی صفحات گستردۀ مشترک را امتحان کنید. یا اگر می خواهید راه حلی را که از تکنولوژی کمتری بهره می برد امتحان کنید، همه چیز را ترکیب کرده و وظایف گروهی را روی تابلوی وایت بورد بنویسید.

هیچ روش کاملی برای مدیریت کارها وجود ندارد و ممکن است به بیش از یک روش نیاز داشته باشید تا بتوانید متمرکز همۀ کارهایی که قرار است انجام دهید باقی بمانید. فقط این روش ها را با متغیر های خودتان آزمایش کنید و شروع به سازماندهی کارهایتان کنید.

بروید و کارهایتان را انجام دهید

اکنون زمان آن رسیده که کاغذ و خودکاری بردارید، غبار این اپلیکیشن قدیمی را بروبید و شروع به انتخاب ابزار مدیریت کارهای گروهی تان برای کاربرد بهتر کنید. اگر استراتژی مدیریت قدیمی تان مؤثر نبود، روش دیگری را امتحان کنید. یا باز هم روش قدیمی تان را امتحان کنید. مرزی برای عالی بودن روش برای شما وجود دارد. این کار را ادامه دهید تا به آن مرز برسید.