برقراری ارتباط موثر در محل کار از چالش های هر فرد شاغل است. گاهی تشخیص موانع موجود در برقراری ارتباط در محل کار می‌تواند بسیار آسان باشد. اگر برقراری ارتباط در محل کار به درستی با همکاران انجام نشود، این امر باعث بوجود آمدن مشاجره‌هایی در محل کار و کاهش بهره‌وری کارمندان می‌شود. در شرایط مختلف کاری، همواره احتمال برداشت اشتباه وجود دارد و این یک امر غیر ارادی است.
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که چون به مدرسه رفته‌اند و یا تجربه‌ی کاری اندکی دارند، برقرار کننده ارتباط موثری هستند. اما در واقعیت آن‌ها هنوز هم برای اینکه بتوانند با صحبت‌های خود بر روی افراد دیگر تأثیر بگذارند، در تکاپو هستند. در صورتی که افراد نتوانند در هنگام گفتگو با سایر افراد بیشترین تاثیر کلامی را بگذارند؛ نتیجه‌ی این عدم برقراری ارتباط موثر و کارآمد شامل از دست دادن فرصت‌ها، تباه شدن زمان و تلف شدن منابع می‌باشد.
مسلما تاکنون متوجه تعدادی از عوامل مؤثر بر ارتباطات واضح، مؤثر و شفاف در محل کار شده‌اید. این موارد عبارتند از:
ویژگی‌ها و خصوصیات شخصیتی، فاصله‌ی فیزیکی، پیام و هدف گفتگو، متن و مفاد گفتگو، اصطلاحات استفاده شده و فرهنگ
در این مقاله از هاو کن یو به توضیح 7 روش برقراری ارتباط موثر می‌پردازیم تا شما کاربران بتوانید با رعایت این نکات، ارتباط کاری موثر، کارآمد و فراگیر با همکاران خود داشته باشید.
مخاطبان خود را خوب بشناسید
درک و شناخت مخاطبان برای برقراری ارتباط موثر در محل کار یک امر ضروری است. این امر در مورد تمام ارتباطات کلامی و کتبی، ارائه‌ها، ایمیل‌های روزانه، اطلاعیه‌های گسترده‌ی شرکت یا به روزرسانی وضعیت پروژه‌ها صدق می‌کند.
در صورت درک آنچه که مخاطبان شما به آن اهمیت می‌دهند، شما می‌توانید به طور موثر با آن‌ها ارتباط برقرار کرده و منظور و مقصود سخنان خود را به خوبی انتقال دهید.
در ادامه سوالاتی مطرح می‌شود که پاسخ شما به آن‌ها می‌تواند شما را در برقراری ارتباط هرچه موثرتر و بهتر یاری کند.
- هدف شما از این برقراری ارتباط، تاثیرگذاری بر روی کدام دسته از مخاطبان است؟
- پیام و مقصود سخنان شما چیست؟
- مخاطبان شما چه مواردی را باید بدانند؟
- از مخاطبان خود چه انتظاراتی دارید؟
- بهترین راه برای انتقال پیام به مخاطبان خود چیست؟
- مخاطبان شما چگونه پیام را درک یا تفسیر می‌کنند؟
- مخاطبان شما هنگامی که پیام سخنان شما را دریافت می‌کند، چه احساسی دارند، چه فکری می‌کنند و چه واکنشی از خود نشان می‌دهند؟
برای پاسخ به این سؤالات، باید برنامه‌ریزی و تحقیق کرده و رفتارهای مخاطبان خود را مشاهده کنید. به عنوان مثال، احتمالا رویکرد شما برای برقراری ارتباط با همکاران یا همسالان خود با نحوه‌ی برقراری ارتباط با مدیران خود متفاوت خواهد بود چرا که این دو گروه علایق متفاوتی دارند.
به دنبال درک موقعیت و شفاف‌سازی باشید
قبل از برقراری ارتباط برای فکر کردن وقت بگذارید. قبل از برقراری ارتباط در محل کار، اندکی مکث، درک شرایط ، شفاف‌سازی و همدلی ضروری است. در ادامه چند نکته برای کمک به شما جهت برقراری ارتباط موثر در محل کار بیان شده است:
کنجکاو باشید
برای شروع می‌توانید سوالاتی با پایان باز از مخاطبان خود بپرسید. به عبارتی دیگر سوالاتی که با کلمات پرسشی “چه چیزی” و “چگونه” شروع می‌شوند بپرسید، تا بتوانید از مخاطبان خود اطلاعات جمع‌آوری کنید. افراد تمایل دارند پاسخ‌های خود به این پرسش‌ها را توصیفی‌تر نشان دهند. هرچه درک بیشتری از پاسخ آن‌ها داشته باشید، احتمالا می‌توانید پیام مناسب‌تری را که با نظر مخاطبان شما هماهنگ است، منتقل کنید.
مثل یک کودک یاد بگیرید
به طور معمول، کودکان هیچ دانش قبلی‌ای در مورد آنچه می‌خواهند بیاموزند ندارند. در نتیجه در آن‌ها همواره یک احساس فروتنانه‌ای نسبت به یادگیری وجود دارد. شما نیز سعی کنید در برخورد با رویکرد و نظرات مخاطبانه خود مانند یک کودک عمل کنید. از طرف دیگر همانطور که هر فردی تمایل دارد از جانب دیگران درک شود، شما نیز باید جا پای مخاطبان خود بگذارید و از دیدگاه آن‌ها به شرایط نگاه کنید تا بتوانید رویکرد آن‌ها را بهتر درک کنید. همواره برای شنیدن نظرات و عقاید مخاطبان خود آماده و پذیرا باشید. و تمایل خود را به شنیدن رویکرد آن‌ها نشان دهید.
فرضیات خود را بررسی کنید
وسعت تجربیات شما ممکن است بر روی درک و قضاوت شما سایه افکن شوند. خصوصیات و ویژگی‌های هر مخاطب را که از قبل برداشت کرده‌اید، به خوبی بشناسید. مشخص کنید برای صحبت کردن به چه کسی نیاز دارید یا برای اثبات صحت فرضیات خود، باید چه تحقیقاتی را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که قبل از اینکه با مخاطبی وارد صحبت شوید، فضا و زمانی را برای درک شرایط و موقعیت اختصاص داده‌اید.
در بحث‌ها شرکت کنید
اکثر افراد تمایل دارند احساس کنند که به محل کار خود تعلق دارند یا احساس کنند در محیط کار خود دیگران بر روی آن‌ها حساب باز می‌کنند و دارای ارزش هستند. اطمینان حاصل کنید که با تمام ایده‌ها و نظریات تک تک افراد آشنا شده‌اید. به عنوان مثال، اگر در جلسه‌ای هستید که درخواست هم فکری و اشتراک نظر با سایر همکاران خود را دارید، اطمینان حاصل کنید که زمان کافی وجود دارد تا تمامی افراد حاضر در جلسه نظر خود را به اشتراک بگذارند. درصورتی که به نتیجه گیری‌ای نرسیدید و زمان جلسه به اتمام رسید، در جلسه اظهار کنید که برای پیگیری‌های بیشتر با آن‌ها در ارتباط خواهید بود.
در چندین سطح گوش دهید.
آقای استفان آر. کاوی Stephen R. Covey می گوید:
اکثر افراد با هدف درک سخنان دیگران به آن‌ها گوش نمی‌دهند. بلکه با هدف پاسخ دادن به آن‌ها گوش می‌دهند.
شما به احتمال زیاد با نکات اساسی گوش دادن به شیوه‌ی موثر، به سخنان دیگران آشنا هستید. با این وجود، زمانی که از روبه‌رویی با موعدهای مقرر، اولویت بندی‌ها و موارد دیگر احساس خستگی می‌کنید؛ توجه به این نکات اساسی و رعایت آن‌ها تبدیل به امری دشوار می‌شود. در این حالت شما از بکارگیری نکات اساسی گوش دادن برای برقراری ارتباط موثر، غافل خواهید شد.
در ادامه نکات اساسی لازم جهت گوش دادن موثر به سخنان دیگران توضیح داده شده است:
تفسیر کنید
سعی کنید سخنان فرد مقابل را به شیوه‌ای درست تفسیر کنید. بدین منظور کافی است بعد از گوش دادن به سخنان آن فرد هر آنچه که از سخنان او برداشت کرده‌اید را تکرار کنید و یا آنچه را که برداشت کرده‌اید از زبان خود بیان کنید تا مطمئن شوید منظور او را به درستی متوجه شده‌اید.
اگر آنچه که شما متوجه شده‌اید با منظور طرف مقابل شما اختلاف دارد، در این حالت است که باید شفاف‌سازی صورت بگیرد.
کند و کاو کنید
بعد از گوش دادن به سخنان فرد مقابل، سخنان او را کند و کاو کنید. و اگر احساس کردید که در سخنان آن‌ها موارد مجهولی وجود دارد که نیاز دارید بدانید، از آن‌ها سؤال کنید.
شفاف‌سازی کنید
همانطور که گفته شد در صورتی که منظور فرد مقابل را به درستی متوجه نشدید، باید شفاف‌سازی صورت بگیرد. بدین منظور تنها کافی است در مورد موارد مبهم سوال بپرسید.
به یاد داشته باشید
سعی کنید نکاتی را که برای مخاطبان شما مهم است، به یاد داشته باشید. این اطلاعات می‌تواند در آینده مورد استفاده قرار گیرد و به مخاطبان شما نشان دهد که به آن‌ها اهمیت می‌دهید و به طور جدی به سخنان آن‌ها گوش می‌کنید.
برای اینکه یک ارتباط برقرارکننده‌ی مؤثر در محل کار خود باشید باید مهارت گوش دادن خود را تقویت کنید. برای این منظور همواره به یاد داشته باشید که:
- همدلی داشته باشید.
- دیگران را نیز درک کنید، نه فقط خودتان را.
- عواطف و واکنش‌های خود و دیگران را ارزیابی کنید.
- ارزش‌ها و باورهای خود و دیگران را بشناسید.
- علائم ارتباط غیر کلامی مانند زبان بدن را به درستی رعایت کنید.
نحوه دریافت بازخورد را بازنگری کنید
نحوه‌ی دریافت بازخورد از مخاطبان بر نحوه‌ی واکنش شما تأثیر می‌گذارد و هم‌چنین بر چگونگی عملکرد شما در برقراری ارتباط هرچه موثرتر با دیگران، تأثیر می‌گذارد. ادعای انتقادپذیر بودن و نسبت به بازخوردها با روی گشاده برخورد کردن، ادعای آسانی است اما عمل به این دو از آنچه که تصور می‌شود سخت‌تر است. شما فقط یک انسان هستید. هنگامی که از وقایع زندگی پریشان شده‌اید و یا در محل کار احساس فشار و استرس می‌کنید، ممکن است با کوچک‌ترین اظهار نظری که به سمت شما روانه شود، حالت تدافعی بگیرید.
شیلا هین Sheila Heen و داگلاس استون Douglas Stone رویکردهایی را برای بهبود توانایی شما در جذب بازخوردهای مثبت که برای شما مفید هستند و دفع بازخوردهای منفی که به شما کمکی نمی‌کنند، ارائه می‌دهند. دانستن این رویکردها به شما کمک می‌کنند بازخوردهای مثبت و منفی را از یکدیگر تشخیص داده و همواره به سمت جلو حرکت کنید.
برخی از این استراتژی‌ها موارد زیر را شامل می‌شوند:
- محرک‌ها و پاسخ بازخوردهای خود را بدانید، درک و مدیریت کنید.
- پیام و منظور و مقصود کلام را از گوینده‌ی آن جدا کنید.
- به جای قضاوت، به توصیه‌ها گوش دهید.
- بازخورد را به قطعات قابل هضم تقسیم کنید.
- هنگامی که به دنبال دریافت بازخوردی پیوسته و فعال هستید، یک هدف مشخص را دنبال کنید و همه‌ی اهداف را درگیر نکنید.
- برای تست کردن آنچه که به شما پیشنهاد شده است، قدم‌های کوچکی بردارید.
شما توانایی یادگیری از بازخوردها و استفاده از آن‌ها در جهت رشد و پیشرفت را دارید. تقسیم بازخوردها به قطعات کوچک می‌تواند به شما در پردازش بهتر پیام و در پاسخ واکنش کمتر نشان دادن، کمک کند.
بازخورد عینی و قابل مشاهده‌ای را ارائه دهید
این کار یکی از سخت‌ترین کارها برای انجام دادن است چرا که مسلما نمی‌خواهید به دیگران اهانت نکنید، ممکن است بخواهید از درگیری جلوگیری کنید، از طرفی شما به طور قطع مطمئن نیستید که چگونه باید این کارها را انجام دهید، از نظر عاطفی آماده نیستید، یا توسط مفروضات خود سردرگم شده‌اید.
مدل SBI که عبارتند از شرایط (Situation)، رفتار (Behavior)، تأثیر (Impact) است، می‌تواند به شما در ارائه‌ی بازخوردی واضح و مشخص کمک کند:
شرایط
متنی را آماده کنید. در آن از خود بپرسید چه اتفاقی، کجا و چه زمانی افتاده است.
رفتار
رفتار اشخاص را به درستی توصیف کنید. این بخش دشوارترین قسمت است چرا که شما باید فرضیات خود را بررسی کنید. به عنوان مثال، فرض کنید در جلسه‌ای در حال صحبت هستید که ناگهان فردی صحبت شما را قطع می‌کند در این حالت گفتن عبارت “شما بی‌ادب هستید” که به خود شخص نسبت داده می‌شود، در مقایسه با عبارت “صحبت من را قطع کردید” که به رفتار او نسبت داده می‌شود، لحن بازخورد را تغییر می‌دهد. کلمه‌ی “بی ادب بودن” می‌تواند چندین تفسیر داشته باشد در حالی که صحبت کسی را قطع کردن رفتار قابل مشاهده است که از هر کسی ممکن است سر بزند. در نتیجه سعی کنید برای توصیف رفتار یک فرد از عبارات درستی استفاده کنید.
تاثیر
برای توصیف نتایج رفتارها از عبارت “من” استفاده کنید.
پیشرفت کنید
هنگام صحبت کردن با همکاران خود سعی کنید مکالمه را ادامه داده و بازخور مخاطبان خود را مشاهده و درک کنید. می‌توانید برای کمک به این موضوع از آن‌ها سوالاتی از قبیل زیر بپرسید.
دیدگاه آن‌ها چیست؟ چه اتفاقی برای آن‌ها افتاده است؟ آن‌ها چه مواردی را درک کرده‌اند؟ آن‌ها چگونه می‌توانند از این به بعد رشد کنند؟
مثال اول
“دیروز صبح در طول جلسه‌ی گروه، هنگامی که کنفرانس خود را ارائه دادید (شرایط)، درباره‌ی دو تا از اسلایدها مطمئن نبودید و محاسبات فروش شما نادرست بود (رفتار). من احساس خجالت کردم چون کل اعضای هیئت مدیره در جلسه حضور داشتند. و من نگران این هستم که این امر باعث تاثیر گذاری بر روی اعتبار تیم ما شود (تاثیر) .”
مثال دوم
” روز دوشنبه بعد از ظهر در جلسه‌ی مشتریان ، شما اطمینان حاصل کردید که این جلسه به موقع آغاز شده و همه از قبل یک دفترچه یادداشت به همراه داشته‌اند (شرایط). تمام تحقیقات شما صحیح بوده و به سؤالات هر مشتری پاسخ داده شده است (رفتار). من افتخار می‌کنم که شما چنین کار عالی‌ای را انجام داده‌اید و سازمان را مفتخر کرده‌اید. من اطمینان دارم که به لطف زحمت شما نتیجه‌ی کار را دریافت خواهیم کرد (تأثیر).”
دانستن چگونگی ارائه بازخورد واضح، خاص و قابل مشاهده یک مهارت اساسی برای داشتن ارتباط موثر در محل کار است.
پیگیری، تایید و ایجاد پاسخگویی
ارتباطات مؤثر در محل کار تنها یکبار اتفاق نمی‌افتد. شما باید به طور مداوم بر پیشرفت کار همکاران خود نظارت داشته باشید و متعاقبا از آن‌ها حمایت و پشتیبانی کنید. فراموش نکنید که پیشرفت همسالان، اعضای تیم کاری یا مدیران خود را تصدیق کنید!
از سوالات زیر برای ارزیابی اثربخشی ارتباطات مداوم در محل کار استفاده کنید:
- چه فرصت هایی را می‌بینید؟
- چگونه می‌توانید خود را با شرایط تطبیق دهید؟
- چه تصمیمی باید اتخاذ شود؟
- چه حمایتی می‌توانید ارائه کنید؟
- برای اطمینان از دریافت صحیح پیام گفتگو، چه کاری باید انجام دهید؟
از ارتباطات 7C استفاده کنید
جالب است بدانید ارتباط 7C از 7 عبارتی که با حرف C آغاز می‌شوند تشکیل شده است. این 7 کلمه عبارتند از Clear، Concise، Concrete، Correct، Coherent، Complete، Courteous است.
برای هر وسیله ارتباطی در محل کار، ارتباطات 7C را در نظر داشته باشید تا پیام خود را به درستی منتقل کنید:
شفاف ( Clear): هدف چیست؟ آیا پیام به راحتی درک می‌شود؟
مختصر ( Concise): چه چیزی را می توان حذف کرد؟ آیا با وجود متن حذف شده منظور پیام منتقل می‌شود؟
ملموس ( Concrete): واقعیت‌ها چیست؟
صحیح ( Correct): آیا پیام عاری از خطا است؟ آیا برای مخاطبان شما مناسب است؟
منسجم (Coherent): آیا در پیام یک جریان منطقی وجود دارد؟ آیا پیام منسجم است؟
کامل (Complete): آیا در پیام اطلاعات مربوطه ارائه شده است و آیا فراخوانی برای اقدام و عمل وجود دارد؟
مودبانه ( Courteous): لحن پیام شما چگونه است؟
خلاصه
راه های اطمینان حاصل کردن از ارتباط موثر در محل کار، به تمرین و زمان نیاز دارد.
7 استراتژی مذکور را در ذهن خود به خاطر داشته باشید تا ارتباطات خود را در محل کار تقویت کنید؛ در نتیجه پیام‌های شما واضح و شفاف خواهند بود.
به رشد خود ادامه دهید و مهارت های خود را مرتبا تعدیل و تنظیم کنید. بدین منظور می‌توانید از همین امروز شروع کرده و از خود بپرسید چه ویژگی‌ای در شما وجود دارد که می‌توانید با کار کردن بر روی آن به تقویت ارتباط خود در محل کار کمک کنید؟
خاص باشید و با تعیین اهداف هوشمندانه برای برقراری ارتباط هرچه موثرتر در محل کار، خود را به چالش بکشید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود