چند بار تا به حال برای خود هدف‌گذاری کردید و آن را در میانه راه رها کرده‌اید؟ مشکل از برنامه‌ریزی بوده‌است؟ نتوانستید بر روی هدف خود متمرکز بمانید؟ شاید هم تلاش لازم را برای این هدف در پیش نمی گیرید؟ در این مقاله به شما سه روش را آموزش خواهیم داد که با آن تمامی این موارد را برطرف کنید و بتوانید با انگیزه و مدیریت شده به اهداف بلند و کوتاه‌مدت خود برسید.
نشانۀ افراد موفق و انسان های بزرگ که هدف های خود را دنبال می‌کنند، توانایی‌شان در پیش بینی صحیح پیامدهای انجام دادن و یا انجام‌ندادن کارها در حین حفظ توانایی متمرکز ماندن بر اهداف طولانی‌مدت است. پیامد بالقوۀ هر کار یا فعالیتی، اهمیتی است که آن کار برای شما، زندگی، کار و شرکتتان دارد. این روشِ ارزیابی اهمیت کار است که مشخص می کند شما چگونه اولویت بعدی‌تان را مشخص می کنید.
دست از اهمال کاری بردارید و روی هدف متمرکز بمانید
این قانون می گوید که هیچ وقت زمان کافی برای انجام همۀ کارها وجود ندارد، اما همیشه زمان کافی برای انجام مهمترین کارها وجود دارد.
همیشه زمانی که وقتتان تمام می شود و نتیجۀ کامل نشدن یک کار یا پروژۀ مهم جدی می‌شود، در همان دقایق آخر به دنبال زمانی برای انجام آن می‌گردید. وقتی گزینۀ دیگری برای انتخاب کردن ندارید و پیامدهای به انجام نرساندن یک کار به اندازۀ کافی جدی می‌شود، آن کار را زود شروع می‌کنید، روی آن متمرکز می‌مانید و خودتان را مجبور می کنید تا آن را کامل کنید.
«هیچ گاه زمان کافی برای انجام همۀ کارهایی که باید انجام دهید وجود ندارد.»
تخمین زده شده است که در کسب و کار امروزی افراد، به ویژه مدیران، 110 تا 130 درصد ظرفیتشان کار می‌کنند و شغل‌ها و مسئولیت‌ها در حال افزایش هستند. همۀ افراد دسته‌ای از مطالب خواندنی دارند که باید به آنها رسیدگی کنند. اخیراً مطالعه‌ای به این نتیجه رسیده است که مدیران اجرایی به طور متوسط 300 الی 400 ساعت مطالب خواندنی و پروژه‌های تلنبار شده در خانه و دفتر کار دارند.
این یعنی شما هرگز از کارهایتان جلو نمی‌زنید و مهارت‌های برنامه‌ریزی مهمتر از همیشه است. تمام چیزی که می‌توانید به آن امیدوار باشید این است که درست و صحیح برنامه‌ریزی و مدیریت کنید، روی کارتان متمرکز بمانید و در رأس مهمترین مسئولیت هایتان قرار بگیرید. بقیۀ کارها فقط می توانند منتظر بمانند.
فرجه ها فقط بهانه هستند
بسیاری از افراد بر این باورند که تحت فشار فرجه‌ها بهتر کار می‌کنند. متأسفانه سال‌ها تحقیق و بررسی نشان داده که این موضوع به ندرت درست از آب در می‌آید.
این خیلی بهتر است که مهارت‌های برنامه‌ریزی‌تان را تقویت کنید و سپس حائل قابل ملاحظه‌ای را برای جبران تأخیر های غیر منتظره و تفریح و سرگرمی در نظر بگیرید. با این حال بیشتر زمانی که فکر می‌کنید یک کار به خودش اختصاص می‌دهد را به 20 درصد آن یا بیشتر اضافه کنید. از اینکه چقد احساس آسودگی بیشتری می کنید و اینکه بدون اهمال کاری چقدر کارتان بهتر انجام می شود، متعجب خواهید شد.
مهارت های برنامه ریزی تان را افزایش دهید
سه سؤال وجود دارد که می توانید به طور منظم از خودتان بپرسید تا به متمرکر ماندنتان و به سرانجام رساندن مهمترین کارهای برنامه‌تان کمک کنید. سؤال اول این است که «با ارزش ترین فعالیت هایتان کدامند؟»
این یکی از مهمترین سؤالاتی است که می‌توانید از خودتان بپرسید و جواب دهید. باارزش ترین فعالیت‌هایتان کدامند؟ ابتدا این سؤال را از خودتان و سپس از رئیستان، همکارانتان، زیر دستانتان، دوستان و خانواده تان بپرسید. مانند متمرکز کردن لنز دوربین، قبل از شروع کار باید دربارۀ باارزش‌ترین فعالیت‌هایتان کاملاً شفاف و واضح فکر کنید.
سؤال دومی که باید دائماً از خودتان بپرسید این است که «من، و فقط من، چه کاری می توانم انجام دهم که اگر آن را به خوبی به انجام برسانم یک تغییر اساسی ایجاد می‌کند؟»
این سؤال را پیتر راکر که مدرّس مدیریت است مطرح می کند. این یکی از بهترین سؤالات برای رسیدن به کارائی فردی است. شما، و فقط شما، چه کاری می توانید انجام دهید که اگر به خوبی انجام شود یک تغییر اساسی ایجاد می‌کند؟
هر ساعت از روز می‌توانید این سؤال را از خودتان بپرسید و فقط یک جواب مشخص خواهد داشت. کار شما این است که از مهارت‌های برنامه‌ریزی‌تان استفاده کنید تا پاسخ شفافی به این سؤال بدهید.
سؤال سومی که می‌توانید بپرسید این است: «در حال حاضر چگونه می‌توانم با ارزش‌ترین استفاده را از وقتم داشته باشم؟»
این سؤال اساسی در مدیریت زمان است و دادن پاسخ صحیح به این سؤال، راه‌حل متوقف ساختن اهمال‌کاری و توسعۀ مهارت‌های برنامه ریزی بهتر است. هر ساعتی از روز کارهایی هستند که می‌توان با انجام آنها بهترین استفاده از لحظه را داشت. کار شما این است که بارها و بارها این سوال را از خودتان بپرسید، و پاسخ آن هر چه که هست، همیشه در حال کار روی آن باشید.
ابتدا اولین کار را انجام دهید نه دومین کار را. همانطور که جان وولف گنگ فون گوته می گوید «هرگز مهمترین کارها را فدای کم اهمیت ترین کارها نکنید.»
هر چه پاسخ شما به این سؤالات دقیق تر باشد، تعیین اولویت‌ها، دست کشیدن از اهمال کاری، و شروع فعالیتی که ارزشمندترین استفاده از زمانتان را نشان می دهد، برایتان آسان‌تر می‌شود.
فهرستی تهیه کنید و به منظور مدیریت مؤثر زمان روی اولویت هایتان متمرکز بمانید
وقتی به نقطۀ بحرانی می رسید، توانایی شما در متمرکز ماندن می‌تواند مرز بین شکست و موفقیت را مشخص کند. نمی توانید همۀ کارها را انجام دهید بنابراین یک روش کارآمد این است که مهمترین کارهایتان را لیست کنید و فهرستی تهیه کنید. مدیریت زمان مؤثر برای به انجام رساندن یک برنامۀ شلوغ، الزامی است.
جان وولف گنگ فون گوته گفته است «مهم ترین چیزها نباید قربانی کم اهمیت ترین چیزها شوند»، ایفان کووی گفته «مهم ترین کار این است که مهم ترین کار را مهم ترین کار کنید.» قانونی وجود دارد که می گوید هر دقیقه ای که صرف برنامه ریزی شود 10 دقیقه را در زمان اجرا حفظ می‌کند.
قبل از شروع فهرستی تهیه کنید، در این صورت روی فعالیت‌هایی که می توانند بهترین نتایج ممکن را برای خودتان و کسب و کارتان داشته باشند متمرکز می شوید.
«اکثریت در اقلیت» را نپذیرید. دائماً از خودتان بپرسید «اینجا واقعا چه چیزی مهم است؟». توانایی شما در پرسیدن و پاسخ دادن به این سوال باعث می شود از مسیر منحرف نشوید و در طول روز متمرکز بمانید.
روی کاغذ فکر کنید
برای متمرکز ماندن روی اولویت هایتان، می توانید گام‌هایی که در راستای مدیریت زمان مؤثر وجود دارد را طی کنید. اول از همه روی کاغذ فکر کنید. نوشتن چیزها به منظور کنترل موقعیت در مواقع ضروری و بحرانی ضروری است. قبل از اینکه عملی از شما سر بزند فهرستی از همۀ کارهایی که برای حل مسئله و خاتمه دادن به بحران باید انجام دهید، تهیه کنید.
در سال 1342 بعد از میلاد، فیلسوف ویلیام اوکام مفهومی را ایجاد کرد که امروزه با عنوان تیغ اوکام شناخته می شود. این اصل می گوید:
“در برخورد با هر مسئله یا موضوع پیچیده، معمولاً ساده ترین و مستقیم ترین توضیح یا راه حل، درست‌ترین آنهاست.”
این یعنی شما نباید به خودتان اجازه دهید که در جزئیات و چیزهای بی‌اهمیت غرق شوید. متمرکز بمانید و با امتحان کردن ساده ترین راه حل‌های ممکن کار را شروع کنید.
یک فهرست تهیه کنید
در ابتدای روز فهرستی از تمام آن کارهایی که در طول آن روز باید انجام دهید تهیه کنید. لیست را مرور کنید و 7 مورد از مهمترین کارها را شماره گذاری کنید. از خودتان بپرسید «اگر می توانستم در این لیست فقط یک کار را انجام دهم، آن کار کدام بود؟» شمارۀ “1” را کنار آن کار یا فعالیت بنویسید. این کار را تکرار کنید تا تمام کارهای اصلی تان را از یک تا هفت مرتب کنید. این کار کمک می‌کند تا در طول روز متمرکز بمانید.
سپس خودتان را موظف کنید تا هر چه زودتر کار شمارۀ یک را شروع کنید و با یک ذهن کاملاً متمرکز روی آن کار کنید تا تمام شود. از انجام هر کار دیگری به جز آن خودداری کنید. اگر حواستان پرت شد بلافاصله سر کارتان برگردید و دوباره شروع به کار کنید. قطعاً این یک کار می‌تواند بزرگ ترین نتیجه روی شغل و موقعیت شما داشته باشد.
تریاژ را تمرین کنید و متمرکز بمانید
برای مدیریت مؤثر زمان از روش تریاژ استفاده کنید. تریاژ در اصل فرایند اولویت‌بندی بیماران برای بهره‌مندی از درمان است که بر اساس شدت وخامت حال بیمار انجام می‌شود. این روش توسط ارتش فرانسه در جنگ جهانی اول به وجود آمد.
وقتی تعداد بسیار زیاد زخمی‌ها به پشت خط مقدم به ایستگاه های پانسمان منتقل می شدند، پزشکان و پرستاران آنها را بر اساس زخمی که داشتند به سه دسته تقسیم می کردند. گروه اول آنهایی بودند که به مرگ نزدیک بودند و فرقی نمی کرد چه مداوایی روی آنها انجام شود. آنها کنار گذاشته می شدند.
گروه دوم کسانی بودند که زخم های ناچیزی داشتند. فرقی نمی کرد که چه موقع به آنها رسیدگی شود در هر صورت زنده می ماندند. آنها هم کنار گذاشته می شدند. گروه سوم شامل سربازانی بودند که تنها در صورتی زنده می ماندند که به سرعت درمان شوند. اینها کسانی بودند که پزشکان و پرستاران روی آنها تمرکز می کردند.
در کسب و کارتان هم می توانید تریاژ را اعمال کنید. روی مسائلی متمرکز شوید که اگر فوراً دست به کار آنها شوید حل می شوند. از نگرانی در مورد موقعیت هایی که حل شدنی نیستند خودداری کنید. رهایشان کنید.
از هدر دادن وقت برای موقعیت هایی که به خودی خود حل می‌شوند و کار شما تأثیری روی آنها ندارد هم اجتناب کنید. روی مسائل، تصمیمات و فعالیت هایی متمرکز بمانید که عمل فوری شما برای حفظ موقعیتشان ضروری است.
مهارت های مدیریت زمان مؤثر را توسعه دهید و از مسیر هدف منحرف نشوید
در طول زمانِ بحران، دائماً این سؤال را از خودتان بپرسید: در این موقعیت واقعاً چه چیز مهم است؟ در بین تمام چیزهایی که من می توانم انجام دهم، اگر فقط بتوانم یک کار انجام دهم، آن کار چه خواهد بود؟ این موقعیت به چه کاری از سوی من نیاز دارد تا حل شود؟
در اینجا دو سوال از بهترین ها وجود دارد که شما را در مسیرتان نگه می دارد. اول اینکه «من، و فقط من، چه کاری می توانم انجام دهم که اگر به خوبی انجام شود یک تفاوت اساسی ایجاد می کند؟» و سوال دوم که باید بارها و بارها از خودتان بپرسید این است که « در حال حاضر ارزشمند ترین استفاده از زمانم چیست؟»
پاسخ شما به این سوال ها هر چه که باشد، خودتان موظف به کار کردن روی اولویت‌ها کنید و فقط آن کار را انجام دهید تا کامل شود. زمانی که روی بالاترین اولویتتان متمرکز می‌مانید، در کمک به خودتان و کسب و کارتان طی بحران خلاق تر و مؤثر تر عمل می کنید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود