در رابطه با کار گروهی و کارایی تیم ، نظریه ها و توصیه ها فراوان است. اما چرا همیشه کار تیمی با فعالیت های انسانی گره خورده است؟ خوب می دانید که کار گروهی با طبیعت انسانی عجین شده. چیزی طول نکشید که غار نشینان از مزایای کار تیمی با خبر شدند. خیلی زود مشهود شد که یک انسان تنها در یک چمنزار توسط درندگان کشته و خورده می شد اما وقتی گروهی از انسان ها آن بیرون بودند می توانستند شرایطی مهیا کنند که چیزی که در اصل شکارچی بود، به شکار و طعمه ی انسان ها بدل شود.

به این اثر، اثر سینرژیک  synergistic effect در کار تیمی می گویند. چیزی که به دست آوردنش به تنهایی غیر ممکن، ولی با تلاش گروهی ممکن می شود.

در ساده ترین شکل، یک تیم می تواند به عنوان “گروهی از افراد که دور هم جمع شده اند و همگی در جهت یک هدف مشترک کار می کنند” تعریف شود. اما این فقط آغاز کار است. بر اساس این تعریف هر نوع تجمع گروهی از افراد می توانند یک تیم در نظر گرفته شوند. افراد با هوش در زمینه ی کسب و کار، می دانند چگونه یک تیم کارآمد را جمع آوری کنند تا به پیشروی در رقابت به آنها کمک کند.

یک تیم ناکارآمد با مدیریت ضعیف بیشتر از اینکه مشکلی را حل کند به مشکلات دامن می زند. از سوی دیگر وقتی تیمی به درستی مدیریت شود، تیم های کارآمد بهترین دارایی می تواند باشد که هر کسب و کاری از آن بهره می برد. اما چگونه؟

  • ارتقاء حس تعهد: تیم های کارآمد حس عمیقی از تعهد و وفاداری را هم نسبت به اهداف تیم و هم نسبت به سازمان ترویج می دهند.
  • نتایج بهتر: تیم های کارآمد معمولا نتایج بهتری را نسبت به تیم های استاندارد تولید می کنند، و فرقی هم نمی کند که چه معیاری برای ارزیابی آنها استفاده شود، کیفیت نتیجه، ایجاد کردن فرصت، برنامه ریزی و … است.
  • داشتن نقش هایی که به طور شفاف تعریف شده اند: هر یک از اعضای تیم درک شفافی از اهداف تیم و همچنین نقش های خودشان در آن چارچوب دارند.
  • ترویج رقابت سالم: با کمک به اعضای تیم در درک اینکه همکاری آنها چگونه به موفقیت تیم کمک می کند، حس وظیفه و تعهد در همکاران پرورش داده می شود که می تواند عملکرد را بهبود بخشد.
  • مهارت های مکمل: یک تیم کارآمد از اعضای گوناگون با تخصص های مختلف تشکیل شده است. این مزیت امکان جلسات بارش فکری مؤثری که از همکاری هریک از اعضا تشکیل شده است را فراهم می کند.
  • ایجاد اعتماد: اعضای تیم کارآمد نسبت به دیگر اعضای تیم یک همبستگی یا وابستگی متقابل دارند تا بتوانند پروژه ای را تکمیل کنند. این همبستگی همان چیزی است که اعتماد را در گروه شکل می دهد.

به عنوان یک مدیر، موفقیت یا شکست شما می تواند با توانایی تان برای ایجاد و مدیریت یک تیم کارآمد تعیین شود. با این همه، در کسب و کار، همگی ما با نتایجی که برای شرکت و یا سازمان به همراه می آوریم قضاوت می شویم.

اگر بتوانید بر توانایی تشکیل و حفظ تیم کارآمد تسلط پیدا کنید به یک دارایی ارزشمند برای شرکتتان تبدیل می شوید. از این 9 توصیه از سوی رهبران برجسته ی کسب و کار برای ایجاد یک تیم کارآمد استفاده کنید:

اهداف شفاف، دقیق و ارزشمند داشته باشید

لازم است که این مورد در رأس قرار داشته باشد. مدیریت ارشد باید اهداف و ارزش های سازمان را به طور شفاف تعیین کرده و منتقل کند. این کار باید از طریق ایجاد تصویر و بیانیه های مأموریت انجام شود، به این ترتیب اهداف کلیدی سازمان برای همه شفاف و ملموس خواهد بود.

رئیسان بخش با استفاده از بیانیه ی مأموریت به عنوان یک چارچوب می توانند اهداف شفافی را برای تیم در محدوده ی تصویری که ساخته اند تعیین کنند. مدیران نیز به نوبه ی خود می توانند از این چارچوب استفاده کنند و اهداف را برای تیم های خودشان تعیین کنند.

با استفاده از این رویکرد همه می توانند از اهداف فردی شان، اهداف تیمشان، و اینکه این اهداف چگونه در رسیدن  به هدف کلی که در بیانیه مأموریت مشخص شده است، آگاه باشند.

آن را منحصر به فرد کنید

رهبران موفق در کسب و کار می دانند که در واقع زمانی که کار افراد را خاص و منحصر به فرد می بینند شادتر هستند و سخت تر کار می کنند. هر کسی دوست دارد بخشی از یک گروه برگزیده باشد.

یک مدیر خوب می تواند با استفاده از استاندارد های سخت برای استخدام و همچنین استاندارد های بالای عملکردی، جو منحصر به فرد بودن را ایجاد کند. این کار با یک بسته ی پاداشی خوب که منحصر به همان گروه است همراه می شود (این بسته ی پاداشی می تواند حقوق بالاتر، پاداش عملکرد، تعطیلات بیشتر، زمان انعطاف پذیر، ارتباط از راه دور و غیره باشد).

همه ی این موارد با هم ترکیب می شوند تا یک جوّ منحصر به فردی را ایجاد کنند که افراد را برای تلاش بیشتر در جهت ورود به آن تیم و حفظ موقعیتش در آن تشویق کنند.

ارزیابی مجموعه مهارت ها

این یک فرایند مداوم است. شما باید حتی قبل از اینکه تیم را تشکیل دهید ایده ی خوبی در مورد مهارت هایی که مورد نیاز هستند داشته باشید. تنها زمانی که در مورد مجموعه های مهارتی مورد نیاز برای پروژه به تصمیم شفافی رسیدید باید شروع به گردآوری تیم کنید.

حتی زمانی که اعضای تیم را استخدام کردید فراموش نکنید که دائما باید آن ها را بررسی کنید و عملکردشان را ارزیابی کنید تا از استاندارد ها و اهداف شایسته مطمئن شوید.

بکشید، هل ندهید

شما به عنوان رهبر یک تیم باید از طریق مثال، رهبری کنید. هر کسی می تواند دستور دهد و تقاضا هایش را به کارمندان دیکته کند، اما اگر می خواهید رهبری کنید، این درک از خواسته های پروژه و همچنین رسمیت بخشیدن به خواسته ها، به نقشتان به عنوان رهبر کمک می کند.

این قانون همچنین زمانی باید دنبال شود که یکی از اعضای تیم طبق انتظارات عمل نمی کند. اولین فرمان کسب و کارتان باید مشخص کردن این باشد که چرا چنین کارمندانی طبق استاندارد ها عمل نمی کنند.

آیا مسئله ی نداشتن منابع درست برای انجام کار است؟ یک مشکل ارتباطی در گروه است یا یک موضوع شخصی است که باعث حواس پرتی شده است؟

دلیل آن هرچه که هست، یک رهبر خوب زمانی را صرف درک مسئله می کند و سپس به تسهیل حل آن کمک می کند. به جای اینکه فقط انتظار نتیجه داشته باشید به تیمتان کمک کند تا راه حل ها را پیدا کند.

تصمیم گیری همکارانه را ترویج دهید

پیروی از این قانون می تواند شما را از شر یک سر درد در انتهای راه نجات دهد.

در ابتدا ملاقات های منظم تیمی را ترتیب دهید تا هم در مورد پیشرفت کلی تیم و هم در مورد پیشرفت هر یک از اعضا بحث کنید. وقتی این کار درست انجام شود، این ملاقات ها و جلسات بر حوزه های مشکلات بالقوه که احتمال پدید آمدنشان وجود دارد، تأکید می کند. به یاد داشته باشید که اقدامات هر فرد در گروه می تواند بر عملکرد هر یک از افراد دیگر تأثیر بگذارد. پس شناسایی زود هنگام تعارضات بالقوه، هدف است.

با به کار بردن فرایند تصمیم گیری گروهی، افراد داخل گروه در مقایسه با زمانی که تصمیمات به آنها تحمیل می شود راضی تر خواهند بود و مسئولیت راه حل های خودشان را قبول می کنند. این کار به حفظ انسجام کلی تیم نیز کمک می کند.

البته موقعیت هایی وجود دارند که نه امکان تصمیم گیری گروهی وجود دارد و نه این کار شدنی است. در این موارد رهبر تیم باید تصمیم را بگیرد و کار ادامه پیدا کند.

یک جوّ “آزاد” را ترویج دهید

هیچ چیز به اندازه ی یک محیط “بسته” مانع پیشرفت تیم نمی شود. هر سازمانی برای عملکردش نیازمند قوانین و راهبرد هایی است، اما این قوانین نباید آنقدر سخت باشند که خلاقیت را در نطفه خفه کنند.

اعضای تیم کارآمد شما باید در بیان خودشان بدون اینکه مورد انتقاد قرار بگیرند، احساس امنیت کنند. این موضوع به ویژه در ملاقات های تیمی و جلسات طوفان فکری اهمیت خاص پیدا می کند. این مواقع، زمان هایی هستند که ایده های ماجراجویانه ی جالب باید مورد تشویق قرار بگیرند. اینگونه است که می توانید خلاقیت را تشویق کنید.

فعالان برجسته را شناسایی کنید

در هر تیم و موقعیت گروهی، خلاقیت می تواند سنجیده شود و و هنجار یا سطح خلاقیت میانگینی می تواند تعیین شود.

با در نظر داشتن این تعریف، نیمی از تیم ضعیف تر از سطح میانگین عمل می کنند و نیم دیگر بهتر از سطح میانگین عمل می کنند. در حالیکه بالاترین سطح شناخته شده ی عمومی 10، 20، یا 30 درصد است، اما همین میزان سایرین را برای رسیدن به خلاقیت بیشتر تشویق می کند.

این روش همچنین یک راه عالی برای ارتقاء اخلاق تیم است. نشان داده شده است که اخلاق بالای تیمی با خلاقیت ارتباط مثبت دارد.

شناسایی، یک راه عالی برای تقویت انسجام در داخل گروه است.

در تله ی “بازی مجموع-صفر” نیفتید

یک بازی مجموع-صفر بازی است که در آن برای بردن یک نفر بقیه باید ببازند. این دقیقا مخالف با همان چیزی است که شما برای داشتن یک تیم کارآمد به آن نیاز دارید.

در یک بازی مجموع-صفر موفقیت های فرد در قبال موفقیت گروه جشن گرفته می شود. این کار می تواند به سرعت در جهت احتکار کردن اعضای گروه، محدود کردن روابط و حتی کارشکنی کردن دیگر اعضای گروه، آن را به نابودی بکشاند.

مشخصاً با این کار انسجام گروه و همچنین فرصت های تولید نتایج خوب از گروه با شکست مواجه می شوند. با تمرکز روی همکاری به جای رقابت، موفقیت تیم به جای موفقیت فرد و ترویج همیشگی ارتباطات آزاد از این فاجعه ی بالقوه پیشگیری کنید.

رهبری قابل اعتماد داشته باشید

تیم های کارآمد باید به رهبری شان اعتماد داشته باشند. اگر خواستار ایجاد یک تیم استثنائی و خاص هستید این برای شما یک نیاز است نه یک گزینه ی اختیاری. بدون اعتماد، رهبر برای الهام بخشیدن به دیگران برای پیروی تحت فشار خواهد بود.

ایجاد و حفظ اعتماد در تیم یعنی افراد یک تیم با اراده ی خودشان و بدون اجبار دستورالعمل ها را دنبال کنند، که این شرایط با احتمال خیلی بیشتری به یک نتیجه ی خوب منجر می شود. همچنین آنها با احتمال بیشتری مرزهایشان را بسط می دهند و برای رسیدن به نتایج بهتر فراتر از انجام وظایف مورد انتظار می روند.

وقتی سعی دارید اعتماد را درون گروه شکل دهید باید سه چیز را در ذهن داشته باشید:

اول اینکه افراد به کسانی اعتماد می کنند که دوستشان دارند. کارتان را با ایجاد یک رابطه ی مثبت با اعضای تیم شروع کنید.

دوم اینکه ما به افراد آگاه و متخصص اعتماد می کنیم. این موضوع به طور خاص زمانی صدق می کند که ما از تخصص آن افراد برای حل مشکلات استفاده کنیم. پس از تخصصتان برای حل مشکلاتی که درون تیم وجود دارد استفاده کنید.

در آخر، شخصی باشید که اعضای تیمتان بتوانند روی شما حساب کنند. روی حرفتان بمانید. وقتی می گویید قرار است کاری را انجام دهید، آن را انجام دهید. قولی را ندهید که نمی توانید به آن عمل کنید و همیشه حاضر باشید تا برای اعضای تیمتان همه تلاشتان را بکنید.

سخنان پایانی هاو کن یو

همانطور که در بالا بحث کردیم، شکل های زیادی برای ایجاد و حفظ یک تیم کارآمد وجود دارد. و از آنجایی که مزایای داشتن چنین تیمی کاملاً مشخص است، توانایی حفظ چنین سطحی از عملکرد در این مسیر طولانی کار بسیار دشوارتری است.

مانند هر تلاش انسانی دیگر، تغییراتی که در طول زمان رخ می دهند به طور غیر قابل اجتنابی عملکرد را فرسایش می دهند. چیز هایی مانند خود-خوشنودی، نارضایتی شغلی، تغییر کارمندان و حتی تغییرات در مدیریت ارشد همگی چیزهایی هستند که می توانند روی پویایی گروه و عملکرد تیم تأثیر بگذارند.

آگاهی از این موضوعات و برخورد زود هنگام با آنها کلید حفظ عملکرد تیمی است. همیشه بهتر است به جای واکنش نشان دادن به مسائل پس از رخ دادنشان، آنها را پیش بینی کنید و برای حل آنها آمادگی داشته باشید.

تفاوت زیادی بین مشارکت در یک تیم کارآمد در مقابل یک تیم متوسط یا ناکارآمد وجود دارد؛ نه تنها در کیفیت کار تولید شده، بلکه در رضایتمندی شغلی اعضای تیم این تفاوت به چشم می خورد.

اکثر ما حداقل یک بار در زندگی کاری مان در یک تیم ناکارآمد گیر افتاده ایم، و البته برخی از ما بیشتر از یک بار این شرایط را تجربه کرده ایم. کارشکنی ها، زیر آب زنی ها و روابط سمی در این نوع گروه ها فقط به پایداری مشکلاتی که سعی در حل آنها دارند کمک می کند.

اگر می بینید که تیمی به این نقطه رسیده است بهترین کار ممکن این است که آن را منحل کنید و یک تیم جدید بسازید. حتی در مورد تیم های کارآمد هم در این شرایط توانایی حفظ کیفیت در سطح بالا با گذر زمان از بین می رود.

همانطور که تکنولوژی تغییر می کند رقابت ها شکل جدیدی به خود می گیرد، پس از تنظیم مجدد گروه، تغییر شکل آن و حتی منحل کردن رسمی تیم های موفق با هدف برخورد با چنین تغییراتی نترسید.

و در حالیکه کسب و کار، تکنولوژی و پرسنل همگی تغییر می کنند، طبیعت آدمی ثابت است. تا مادامی که کارهای انسان نیازمند کار تیمی است، این 9 راز تیم های کارآمد می تواند به شما در فراهم آوردن فرصت های موفقیت کمک کند.