افزایش بهره وری نیروی انسانی و کارکنان و کارمندان، تاثیر به سزایی در خروجی سازمان، شرکت، استارتاپ و … خواهد داشت. این موضوع امری بدیهی و ثابت شده است. این روزها کارمندان زمان بیشتری را در دفتر کار سپری می کنند و مطمئنا از استاندارد معمول 40 ساعت در هفته فراتر می روند. اما آیا افزایش زمان کار میتواند تاثیر مثبت بر روی خروجی داشته باشد؟ بخوب میدانیم که افزایش ساعت کاری به معنی افزایش کارآیی نیست.
پس مدیران و رهبران چگونه می توانند بازده کارمندی را بالا ببرند و در عین حال در زمان صرفه جویی کنند؟ در اینجا 10 روش برتر را با شما کاربران هاو کن یو در میان می گذاریم تا بتوانید کارآیی کارمندانتان در دفتر کار را افزایش دهید:
از محول کردن کارها نترسید
اگر چه این نکته یکی از بدیهی ترین موارد است اما عملی کردن آن هم یکی از سخت ترین تسک ها و کارهای پیش رو است. ما متوجه هستیم- شرکت شما مثل فرزند شماست، پس می خواهید دخالت مستقیم در هر چیزی که در آن در حال وقوع است داشته باشید.
اولویت بندی در کیفیت هیچ مشکلی ندارد (حتی همان چیزی است که باعث موفقیت یک کسب و کار می شود)، اما اینکه به جای محول کردن بعضی از کارها، خودتان به شخصه همۀ جزئیات ریز را هر روزه بررسی کنید می تواند زمان با ارزش تان را هدر دهد.
در عوض، مسئولیت ها را به کارمندان با صلاحیت واگذار کنید و به اینکه کارشان را خوب انجام می دهند اعتماد کنید. این کار به کارمندانتان این فرصت را می دهد تا مهارت ها و تجارب رهبری را کسب کنند که در نهایت به نفع شرکت شماست. شما برای استخدام کردنشان دلیلی داشته اید، پس شانسی به آنها بدهید تا ثابت کنند درست انتخاب کرده اید.
به یاد داشته باشید که زمانی در کار خود موفق می شوید که کارمندان و کارکنانتان بهتر و بیش تر از شما بدانند و انجام دهند.
کارها را با مهارت ها تطبیق دهید
شناختن مهارت ها و سبک های رفتاری کارمندانتان برای به حداکثر رساندن کارآیی ضروری است. نیاز است که شما از شخصت و رفتار های کارکنان و کارمندان خود به خوبی آگاه باشید.
به عنوان مثال یک متفکر برون گرای خلاق و با دیدگاه متفاوت می تواند بهترین شخص برای رساندن ایده ها به مشتریان باشد. با این حال اگر یک کار با جزئیات فراوان و قوانین شدید به آنها واگذار شود آنها را وارد یک کشمکش می کند.
پس بدانید که چه کاری را به چه کسی واگذار می کنید.
اینکه از کارمندانتان بخواهید در همۀ زمینه ها عالی باشند کارآیی نیست- درعوض قبل از محول کردن کاری به آنها، از خودتان بپرسید: آیا این شخص بهترین گزینه برای اجرای این کار است؟ اگر نیست، کسی را پیدا کنید که مهارت ها و سبکش بهترین تناسب را با نیازهایتان داشته باشد.
به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید
هر مدیری می داند که ارتباط کلید اصلی نیروی کاری خلاق و مولد است. تکنولوژی این اجازه را به شما می دهد تا تنها با فشار دادن یک دکمه (یا بهتر است بگوییم لمس یک قسمت از صفحه) با یکدیگر تماس بر قرار کنید- این طبیعتا به این معناست که روش های فعلی برقراری ارتباط تا حد ممکن کارآمد است، درست است؟ الزاماً خیر.
مطالعه ای دریافته است که ایمیل ها می توانند حدود 28% وقت یک کارمند را بگیرند. در حقیقت، مشخص شده که ایمیل ها (بعد از وظایف مخصوص کار) دومین فعالیت وقت گیر برای کارکنان هستند.
به جای اینکه فقط به ایمیل اکتفا کنید، ابزار های شبکه اجتماعی که برای ارتباطات تیمی سریع تر طراحی شده اند را استفاده کنید. در حال حاظر سرویس های خارجی که مخصوص برقراری ارتباط بین همکاران هستند هم به راحتی در دسترس و قابل استفاده هستند که از جمله مطرح ترین ان ها می توانیم به اسلک اشاره کنیم. قبل تر آموزش کار با اسلک را به شما کاربران هاو کن یو آموزش دادیم که می توانید در لینک زیر آن را مطالعه کنید.
اسلک چیست و چگونه از اسلک استفاده کنیم؟ (کار با slack)
همچنین می توانید کارمندانتان را تشویق کنید تا از شکل منحصر به فردتر تماس یعنی ارتباط صدا-به-صدا و یا تصویری، که تعامل بیشتری هم دارند استفاده کنند. داشتن یک ملاقات سریع یا تماس تلفنی می تواند مسئلۀ ساعت های اضافی که صرف ارسال و دریافت ایمیل می شود را حل کند.
اهدافتان را واضح و متمرکز کنید
اگر هدف متمرکزی برای رسیدن به آن وجود نداشته باشد، نمی توانید انتظار داشته باشید کارمندان به طور مؤثر و کارآمد کار کنند.
اگر هدفی به طور شفاف تعریف نشده باشد، کارمندان کمتر عملکردهای سازنده خواهند داشت
پس سعی کنید مطمئن شوید که وظایف کارمندان تا حد ممکن شفاف و تعریف شده است. بگذارید بدانند دقیقاً چه انتظاری از آنها دارید و به طور خاص به آن ها بگویید وظیفه ای که انجام می دهند چه تأثیری دارد.
یک راه برای انجام این کار این است که مطمئن شوید اهدافتان “SMART” یا هوشمندانه باشند، یعنی این پنج ویژگی را دارا هستند:
- مشخص
- قابل اندازه گیری
- قابل دستیابی
- واقع بینانه
- و زمان بندی شده
قبل از تعیین کار یک کارمند از خودتان سؤال کنید آیا این وظیفه این ملزومات را دارد. اگر ندارد از خودتان بپرسید چگونه می توانید یک وظیفه یا کار را تغییر دهید تا به کارکنانتان کمک کنید متمرکز و کارآمد باقی بمانند.
تشویق کردن کارمندان
دادن انرژی مثبت از راه های مختلف به تمامی کارمندان و مخصوصا آن هایی که به خوبی از عهده مسئولیت های خود بر می آیند، از واجبات کار شما و مسئولیت مدیران است. یکی از بهترین راه ها برای تشویق کارمندان برای کارآمد بودن این است که در واقع دلیلی برای انجام این کار به آنها بدهیم. تشخیص کارکنانتان برای انجام خوب یک کار باعث می شود آنها احساس ارزشمندی کنند و آنها را تشویق کنید تا سازندگی و پربار بودنشان را افزایش دهند.
کارکنان باید به خوبی از تاثیری که در سازمان یا شرکت می گذارند مطلع باشند و بدانند که حضورشان تا چه اندازه مهم و با اهمیت است.
وقتی تصمیم می گیرید چگونه کارکنان کارآمد را تشویق کنید، مطمئن شوید نیازهای شخصی یا اولویت هایشان را در نظر گرفته اید. به عنوان مثال یک کارمند ممکن است از شناخته شدن در عموم قدردانی کند در حالیکه دیگری یک تشکر شخصی را ترجیح دهد. علاوه بر واژه های ساده برای قدردانی چند روش دیگر برای تشویق وجود دارد که می توانید آنها را امتحان کنید:
- تشویق کارکنان با روش RTO: به جای پاداش یا افزایش حقوق، می توانید مرخصی با حقوق را، بدون اینکه از تعطیلات یا طول درمانشان استفاده کنند، به آنها پیشنهاد کنید.
- دعوت از کارمند: می توانید آنها را برای صرف شام، ناهار یا تفریح دعوت کنید. از آن ها دعوت کنید، برایشان دلیل این دعوت را توضیح دهید و بگویید که کاملا از این موضوع که برای کار و وظیفه خود ارزش قائل است مطلع هستید و از وی قدردانی کنید.
- یک دست نوشته برایشان بفرستید: ارسال یک دست نوشته نشان می دهد که شما متوجه کار عالی که کارمندتان انجام داده است شده اید و این به اندازۀ کافی برایتان مهم است که زمان شخصی تان را صرف تشکر از آنها کنید.
- استفاده از افراد رد بالا: اگر ایمیلی را برای تشکر از کار برای کارمندانتان می فرستید کپی کردن عبارت از طرف رئیس شما را در پایین نوشته تان فراموش نکنید.
- اجرای یک برنامۀ سلامتی محل کار را در نظر بگیرید تا تعداد مرخصی های ناشی از بیماری و بیمه ای که صرف سلامت کلی شرکت می شود را کاهش دهید.
افراط را حذف کنید
اگر ممکن است، وقتی کارمندان مشغول انجام کارهای بزرگتر هستند، وظایف کوچکتر و غیر لازم را به آنها محول نکنید. به برنامه کاری تیم نگاهی بیاندازید و ببینید آیا چیزی وجود دارد که بتوانید آن را حذف کنید تا زمان بیشتری به کارکنان بدهید تا روی وظایفی با بالاترین اولویت متمرکز شوید.
به کارکنان خود اجازه دهید بر روی وظیفه ای که متناسب با مهارتهایشان به آن ها محول شده است تمرکز داشته باشند
به عنوان مثال، اگر از کارکنان خواسته شده گزارش روزانه برای ناظر بنویسند اما ناظران وقت خواندن آنها را ندارند می توانید گزارش نوشتن را حذف کنید. انجام یک کار فقط به خاطر اینکه تشریفات است برابر است با هدر دادن وقت ارزشمندی که می تواند برای رسیدن به اهداف مورد استفاده قرار بگیرد و در واقع به شرکت شما کمک کند.
به کارکنان آموزش دهید و باعث رشد آنها شوید
کاهش میزان آموزش یا حذف کلی آن ممکن است راه خوبی برای صرفه جویی در زمان و هزینه های شرکت به نظر برسد (با این همه گفته می شود یادگیری در مورد شغل راه مؤثری برای آموزش است).
با این حال بدون شک نهایتاً نتیجۀ معکوس خواهد داشت. مجبور کردن کارکنان به یادگیری درمورد شغلشان در حین انجام وظایف می تواند به شدت ناکارآمد باشد. پس به جای مجبور کردن کارکنان به اینکه به صورت اتفاقی سعی کنند بدون هیچ راهنمایی به یک وظیفه عمل کنند، یک روز اضافه را برای آموزش مهارت های لازم به آنها در نظر بگیرید تا بتوانند به شغلشان بپردازند. به این ترتیب می توانند برای رسیدن به وظایفشان خودشان برنامه ریزی کنند و وقت شما برای پاسخگویی به سوالات ساده یا تصحیح خطاها هدر نمی رود.
رشد و پیشرفت کارکنان یک فرآیند همیشگی و بدون توقف است
گذشته از آموزش های اصلی، رشد دائم کارکنان را تشویق کنید. اینکه به آنها کمک کنید مجموعۀ مهارت هایشان را توسعه دهند، نیروی کاری پیشرفته تری خواهد ساخت، که در طولانی مدت مطمئنا، به نفع شرکت شما خواهد بود.
چندین روش وجود دارد که می توانید از طریق آنها رشد و پیشرفت کارکنانتان را پشتیبانی کنید:
- کوچینگ فردی
- کارگاه آموزشی
- دوره های آموزشی
- سمینارها
- بازبینی ها و پیگیری کردن ها
- یا حتی افزایش مسئولیت ها
پیشنهاد این موقعیت ها مهارت های اضافه را به کارکنان ارائه می دهد و این امکان را به آنها می دهد تا کارآیی و سازندگی خود را بهبود بخشند. مد نظر داشته باشید که افزایش مهارت ها از طریق آموش کارکنان شما را بیشتر در گیر کار خواهد کرد که تاثیر بیشتری بر روی خروجی خواهد داشت و از سوی دیگر ان ها از اینکه به آن ها اهمیت می دید خرسند خواهند بود.
از کار کردن از راه دور استقبال کنید
اول از همه امکان انجام دور کاری را با توجه به روحیات و شخصیت فرد و از آن مهم تر ماهیت کار برسی کنید. اینکه به کارمندانتان این امکان را بدهید تا از خانه کار کنند به نظر ناکارآمد می آید- چگونه می خواهید تضمین کنید وقتی هیچکس بالای سر آن ها نیست کارکرد سازنده ای داشته باشند؟
با این حال واقعیت کاملا متضاد این است (در حقیقت مطالعات نشان داده اند افرادی که از خانه کار می کنند 13 درصد مؤثر تر از کارمندان دفتری هستند). کار کردن از راه دور این امکان را به کارکنانتان می دهد تا در وقتی که با رفتن به دفتر هدر می رود، صرفه جویی کنند، شرایط برایشان مهیا تر باشد و با علاقه بیشتری کار خود را انجام دهند.
به عنوان مثال فرض کنید کارمندی به شدت احساس بیماری می کند و نمی تواند سر کار برود (یا فقط نگران این است که اگر به محل کار برود همکارانش را مریض کند) اما با کار کردن از راه دور باز هم می تواند سازنده باشد.
اگر به آنها اجازه دهید از خانه کارشان را انجام دهند، مجبور می شوند یک مرخصی استعلاجی داشته باشند و کل کار یک روز را تعطیل کنند. یا اینکه اگر کارمندتان مجبور است یک دورۀ 2-4 ساعته را منتظر بماند تا یخچالش تعمیر شود، او را مجبور کنید تا یک روز کاری را کاملاً از دست بدهد، این هم کارآمد نخواهد بود. در عوض به او اجازه بدهید کارش را از خانه انجام دهد تا بتواند کارش را در فرصتی که دارد به حداکثر برساند.
به یکدیگر بازخورد بدهید، فیدبک ها مهم هستند
عملکرد کارمندانتان را بسنجید، با آنها ملاقات های فردی برگزار کنید و این امکان را به آنها بدهید تا بفهمند کجا عالی کار می کنند و در کدام حوزه ها نیاز به کار بیشتر دارند.
اگر کارمندان ندانند که ناکارآمد هستند امیدی به افزایش کارآمدی شان نیست.
به همین خاطر است که بررسی عملکرد ضروری است.
افزایش کارآیی فقط درمورد توانایی های آنها نیست- برخی از مسئولیت ها هم به شما محول می شوند. بنابراین پس از مرور و بررسی کارکنانتان از آنها بپرسید که چه کاری می توانید برایشان انجام دهید تا باعث بهبودشان شود.
شاید در مورد یک کار خاص به راهنمایی بیشتری نیاز داشته باشند، یا به کمی فشار بیشتر برای آزادی خلاقانه نیاز داشته باشد. درخواست بازخورد نه تنها راه های سریع و واضحی را برای کمک به پیشرفت کارکنان در اختیارتان قرار می دهد، بلکه فرهنگ مکالمۀ آزادانه را ترویج می کند که در طول زمان باعث رشد مداوم شما و شرکتتان می شود.
افق دید خود را باز تر کنید
چیزهایی که امروز استفادۀ ناکارآمد از زمان به نظر می رسند، ممکن است در طولانی مدت به یکی از مزایای شما تبدیل شوند. پس قبل از رد کردن استفادۀ نامناسب ظاهری از زمان، از خودتان بپرسید این کار چطور می تواند به نفع شرکتتان کار کند.
مثلا سرمایه گذاری روی استفاده از نرم افزار های مدیریت منابع انسانی می تواند ساعت های بی شماری را برای شرکتتان و کارمندانتان صرفه جویی کند. استفاده از چنین تکنولوژی هایی کارآیی شرکتتان را تقویت می کند، ناامیدی را کاهش می دهد و به رشد کسب و کارتان کمک می کند.
با استفاده از چند مورد از نکات بهبود کارآیی می توانید مطمئن شوید که عقب نمی مانید و می توانید از ساعت های اضافی به دست آمده، استفادۀ سازنده و خلاقانه ای داشته باشید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود