کایزن چیست و چگونه به پیشرفت کمک می کند ؟

آیا تا بحال نام کایزن را شنیده اید؟ چگونه در روند کارتان «تغییر» اتفاق میافتد؟ آیا طی اقداماتی به وجود می آید، یا بخشی از روند کاری شماست؟ برخی تغییرات با یک اقدام بزرگ ایجاد می شوند؛ یعنی ماه ها کار سخت، بودجه های عظیم و تحول اساسی صورت می گیرند. یک روش مکمل برای ایجاد تغییر و بهبود در روند کار، رسیدن به موفقیت های پی در پی و اساسی است. این رویکرد اغلب کم اهمیت تلقی می شود.

هنگامی که یک تغییر بزرگ جدید رخ داد، شاید یک سیستم یا ساختار جدید به وجود بیاید، در این صورت آیا همه چیز عالی ست؟ آیا فرآیندهای جدید تا زمان تغییر عمده بعدی در چند سال آینده ثابت باقی خواهند ماند؟ مسلماً نه. در حقیقت، اگر این نگرش را داشته باشید، احتمالا بعد از پیشرفت اولیه، شاهد کاهش تدریجی سود خواهید بود، چرا که ناکارآمدی و عملکرد بد به همراه می آورد.

همیشه می توان پیشرفت کوچک ایجاد کرد، وضعیت فعلی را به چالش کشید، و شرایط را به طور روزانه و کم کم تغییر داد. در واقع، شاید شما و همکاران تان هفته ها این کار را انجام دهید بدون اینکه آن را «تغییر» یا حتی «بهبودی مستمر» بنامید. با این کار از یک رویکرد شهودی برای رسیدن به بهبودی مستمر سود برده اید. و در طول زمان، همه این تغییرات ایجاد شده، تاثیر مثبت قابل توجهی بر تیم و شرکت شما می گذارد.

یک روش برای بهبودی مستمر و افزایشی، kaizen کایزن نامیده می شود. این یک واژه در زبان ژاپنی ست و ترجمه ی آن: (kai):تغییر، برای (zen):بهبودی ست.

کایزن بر این باور فلسفی استوار است که همه چیز می تواند بهبود یابد: برخی شرکتها روشی را دنبال می کنند که با آن بشود سازمان را اداره کرد؛ شرکت هایی که از اصل کایزن پیروی می کنند، روشی را دنبال می کنند که می تواند به روند کاری شرکت بهبود بخشد. این به این معنی است که هیچ چیز به عنوان یک وضعیت ثابت در نظر گرفته نمی شود – تلاش های مداوم برای بهبود شرایط منجر به تغییرات کوچک و اغلب محسوس در طول زمان می شود. این تغییرات افزایشی، تغییرات اساسی را در طول دوره طولانی تر، بدون نیاز به انجام نوآوری های بنیادین، در پی دارد. این می تواند یک روش بسیار ملایم تر و کارمند–دوستانه تر برای ایجاد تغییراتی باشد که باید همزمان با رشد و هماهنگی یک کسب و کار با شرایط، رخ دهد.

درک رویکرد

از آنجا که کایزن بیشتر یک فلسفه است تا یک ابزار خاص، رویکرد آن در بسیاری از روش های متفاوت فرآیند بهبودی، از مدیریت جامع کیفیت TQM تا استفاده از جعبه های پیشنهادات کارمندان یافت می شود. در روش kaizen، همه کارکنان مسئول شناسایی شکاف ها و ناکارآمدی ها هستند و هر کس، با هر سطحی در شرکت، باید پیشنهاد کند که بهبود در کجا می تواند انجام شود. هدف کایزن پیشرفت در بهره وری، اثربخشی، ایمنی، و کاهش اتلاف است، و آنهایی که از این روش پیروی می کنند اغلب سود بیشتری دریافت میکنند:

• میزان پسماند کمتر: موجودی انبارها، به طور مؤثر مورد استفاده قرار می گیرد. درست مثل مهارت های کارمندان.
• رضایت بیشتر مردم: مردم تأثیر مستقیمی روی نحوه انجام کارها دارند.
• تعهد کارمندان: اعضای تیم بیش از یک سهم در شغل خود دارند و تمایل بیشتری به تعهد در انجام یک کار خوب دارند.
• بهبود در ابقا: احتمال ماندن افراد راضی و درگیر کار، در شرکت بیشتر است.
• افزایش رقابت: افزایش کارایی منجر به تولید محصولات با کیفیت بالاتر و قیمت پایین تر می شود.
• بهبود رضایت مصرف کننده: که از محصولات با کیفیت بالاتر با خطای کمتر نشأت می گیرد.
• بهبود حل مساله: نگاه کردن به فرآیندها از دید حل مسئله به کارمندان اجازه می دهد تا مشکلات را به طور مداوم حل کنند.
• پیشرفت تیم ها: کار تیمی برای حل مشکلات، به تقویت تیم های موجود کمک می کنند.

یک واژه ژاپنی دیگر مرتبط با kaizen، muda ، به معنای هدر دادن است. هدف کایزن کاهش ضایعات از طریق حذف تولید بیش از حد، بهبود کیفیت، و کارآمدتر بودن، داشتن زمان بیکاری کمتر، و کاهش فعالیت های غیر ضروری است. همه این ها به معنی پس انداز پول و تبدیل زیان های بالقوه به سود است.

فلسفه kaizen  بهبود فرآیندهای تولید است و یکی از عناصری است که منجر به موفقیت تولیدات ژاپن، با کیفیت بالا و هزینه های پایین، شده است. با این حال، شما می توانید از منافع رویکرد kaizen  در بسیاری از محیط های کاری دیگر، هم شخصا و هم برای کل تیم و یا شرکت خود بهره مند شوید.

بیشتر تمرکز kaizen بر روی کاهش اتلاف است و این اتلاف چندین شکل دارد:

• جابجایی: جابجا کردن اجناس قبل از افزایش قیمت
• زمان: زمان صرف شده برای انتظار.
• نقص ها: که به انجام مجدد نیاز دارند یا باید دور انداخته شوند.
• پردازش بیش از اندازه: تلاش بیش از حد برای تولید بدون توجه به ارزش پول مشتری.
• تنوع: تولید محصولات سفارشی، درصورتی که تولید محصول استاندارد به همان میزان مفید باشد.

مثال دیگری از اتلاف در محیط اداره این است که افراد برای حضور در جلسات، به جای برقراری تماس تصویری، از ساختمان خود تا محل اجلاس تردد می کنند.

جابجایی

تحرک ذهنی می تواند نوعی از اتلاف باشد که در آن مردم از یک کار به شغل دیگر منحرف می شوند قبل از اینکه کار اول را تکمیل کنند. سعی کنید در یک محدوده ی زمانی فقط روی یک کار متمرکز شوید، کارهایی مانند برنامه ریزی، فکر کردن، کار، ایمیل و تماس تلفنی. یک دفتر برای ثبت فعالیت ها و حواس پرت کن ها تهیه کنید تا به شما برای شناسایی تعداد دفعات از شاخه ای به شاخه ی دیگر پریدن در کار، کمک کند.

زمان

انتظار برای کسانی که دیر در جلسات حاضر می شوند: همیشه  برای احترام به حاضرین در جلسه و تشویق آنها به وقت شناس بودن، جلسات را به موقع شروع کنید.

جستجوی اسناد در ایمیل و یا سیستم به دلیل ایجاد نکردن مجموعه ای از پوشه های مرتب  که با آن شما قادر به یافتن سریع همه چیز می شوید. روش کایزن پیشنهاد می کند در کارگاههای تولیدی تخته ای برای آویزان کردن ابزار وجود داشته باشد. که روی این تخته ها، در کنار آویزها اسم هر ابزاری نوشته شده است. این کار باعث دسترسی سریع به ابزار مورد نیاز می شود.

نقصها

مدیر در حال دوباره نوشتن یک گزارش است، زیرا او اینکار را به یک عضو جدید از کارکنان آموزش نداده یا به طور کامل در مورد چگونگی آماده سازی گزارش توضیح نداده است. انجام دوباره یا کنار گذاشتن کار به این دلیل که بدون تحقیق کافی یا دریافت نکات کلیدی آن کار را انجام داده اید بر اساس کارتان تاثیر می گذارد.

پردازش بیش از حد

اگر قرار است در یک جلسه، سندی به صورت سیاه و سفید چاپ شود، زمان صرف کردن برای رنگی کردن آن، اتلاف است. خواندن مطالب به صورت دقیق تر از آنچه که لازم است. دعوت کردن مردم به نشست ها بیش از تعدا ضروری. جلسات خود را محدود به کسانی کنید که باید در تصمیم گیری مشارکت داشته باشند. دیگران را می توان با ارسال یادداشت هایی، از تصمیمات گرفته شده در جلسه مطلع کرد.

تنوع

تهیه یک گزارش خاص، برای گروهی که گزارش های همیشگی تان نیازشان را رفع می کند. ایجاد مدارک جدید زمانی که می توانید از یک قالب استاندارد استفاده کنید.

استفاده از  کایزن

پیشنهاد ما برای استفاده از روش کایزن در مورد خودتان و یا تیم خود این است:

1. لیستی ذهنی از آنچه که ناکارآمد به نظر می رسد و یا اینکه فکر می کنید باید بهبود یابد، تهیه کنید و در موقعیتی مناسب آنها را ارئه دهید.
2. یکبار در ماه، زمانی را صرف شناسایی اتلاف های کار خود و تیم تان کنید. از  لیست ذهنی تان استفاده کنید و در عین حال تمام جوانب کار را درنظر بگیرید. نگاهی به انواع اتلاف ذکر شده در بالا بیاندازید. چگونه می توان اتلاف را محدود کرد؟ چگونه می توان اوضاع را بهبود بخشید؟
3. برای اجرای تغییرات برنامه ریزی کنید. شما باید بین رسیدن به پیشرفت سریع (به طوری که حوزه اتلاف به یک مشکل بزرگتر تبدیل نشود) و اجتناب از تغییرات بزرگ، تعادل ایجاد کنید. باید به تاثیر این تغییرات به روی دیگران توجه کرد، چرا که ممکن است به علت سردرگمی نتوانند با تغییرات ایجاد شده سازگار شوند. و یک راه عالی برای ارزیابی تاثیر تغییرات مورد نظر، استفاده از ابزار تحلیل تاثیر است.
4. اگر این تغییرات بر دیگران تاثیر گذاشتند، باید درباره آرایش جدید کار با آنها مشورت کنید و به نظرات آنها گوش دهید.

هر هفته مهارت های شغلی لازم را یاد بگیرید، اگر راضی بودید، آن را به لیست مهارت های ضروری اضافه کنید.

کایزن چیزی است که شما به صورت فردی می توانید از آن  بهره مند شوید اما به کار بردن و بهره جستن از این ایده به صورت تیمی، نیازمند تلاش بیشتری ست. در اینجا چند پیشنهاد ارائه می کنیم که به شما کمک میکند روش کایزن را با تیم خود به کار ببرید:

• با تیم خود، بیشتر برای شناخت فلسفه کایزن وقت بگذارید : این به شما کمک می کند ایده ها را بپذیرید و یک روش مشارکتی و تیمی را توسعه دهید.
• روش ارائه پیشنهاد را توسعه دهید: چگونه ایده ها جمع آوری و مورد ارزیابی قرار میگیرند؟
• کایزن مختص خود را بسازید: به جای اینکه از مردم برای ایجاد تغییرات استفاده کنید، یک سیستم روشن را در پی بگیرید.
• به ایده ها پاداش دهید: هر چه تعداد ایده ها بیشتر باشد روش کایزن بیشتر در بین کارمندان رواج پیدا می کند.