نامه اداری در کشور ما ایران بسیار حائز اهمیت است. نزدیک به تمام فعالیت های اداری و رسمی با ارائه مستندات و نامه های رسمی قابل انجام است. علی رغم اهمیت نامه اداری در انجام شدن سریع تر کارها، بسیاری از افراد همچنان روش نوشتن صحیح و درست یک نامه اداری را نمیدانند. در این مقاله از هاو کن یو به شما می آموزیم که چگونه میتوان یک نامه اداری صحیح نوشت. همچنین شما را با اصطلاحات کاربردی و رایج نامه های اداری آشنا میکنیم و چند نمونه مثال نامه اداری برای تفهیم بهتر موضوع قرار خواهیم داد. اگر روش درست نوشتن نامه رسمی را نمیدانید این مقاله را تا انتها مطالعه کنید تا کارهای خود را در ادارات به نحو احسن پیش ببرید. با مت همراه باشید.
متن یک نامه اداری نه آنقدر کوتاه است که موضوع درخواست شده را به کلی دربرنگیرد، و نه آنقدر بلند است که خواننده را خسته کند و همچنین جملات حشو آن نامه بسیار زیاد باشد. سعی کنید تا متن خود را همواره در بهترین اندازه و حالت خود نگه دارید. حال از ابتدا قسمت های مختلف یک نامه را بررسی میکنیم:
1. شروع یک نامه اداری
برای شروع باید با نامه خدا شروع کنید. بهتر است از عبارت بسمه تعالی استفاده کنید. این عبارت علاوه بر اینکه نشان دهنده رسمیت نامه است، نام خدا را به طور مستقیم ذکر نکرده است. پس از بسم تعالی مستقیما مورد خطاب نامه را بنویسید. ابتدا نام شخص و سپس سمت او را یادداشت کنید. میتوانید یک کثال از فرمت نامه اداری را در زیر ببینید.
در صورتی که نام شخص مورد خطاب را نمیدانید میتوانید تنها سمت او را بعد از نام و یاد خدا بنویسید. پس از خطاب طرف نامه در سطر بعد میتوانید از عبارات زیر استفاده کنید. پس از ذکر کردن یک مورد، قسمت شروع نامه اداری شما تمام شده است و میتوانید به قسمت متن (بدنه) نامه بروید.
- با سلام
- با احترام
- با سلام و احترام
- احتراما
2. متن اصلی (بدنه نامه)
در این قسمت شما به عنوان نویسنده نامه، درخواست خود را به صورت مستقیم و بدون استفاده از جملات معترضه بیان میکنید. این درخواست میتواند درخواست استخدام باشد یا درخواست اعطای وام یا تسهیلات. موضوع نامه تفاوتی در فرمت نامه اداری ایجاد نمی‌کند. در صورتی که درخواست شما نیاز به توضیحاتی دارد میتوانید آن را در قالب 3-4 خط بیان کنید. اما مراقب باشید که بهترین متن را برای نوشتن انتخاب کنید. سعی کنید با کمترین تعداد جملات منظور و مقصود خود را به صورت واضح بیان کنید. در ادامه متن یک نامه اداری درخواست وام به عنوان مثال آورده شده است.
خلاقیت و توانایی نوشتن متون رسمی در این قسمت از نامه اداری میتواند کمک شایان توجهی به شما کند. نکته مهمی که باید به آن توجه ویژه داشته باشید این است که اگر درخواستی از یک سمت یا واحد سازمانی دارید از عبارات امری بسیار با دقت استفاده کنید. سعی کنید فرم و حالت خواهش و تقاضا را در نامه های خود بگنجانید تا رسمی تر و متقاعد کننده تر جلوه کنند.
نکته دیگری که باید در حین نوشتن بدنه نامه های اداری در نظر داشت این است که اگر متن نامه اداری شما طولانی است از کاغذ بزرگتر استفاده کنید. استفاده از کارغذ مناسب به این دلیل میتواند مفید باشد که هنگامی که برای یک سمت والا در سازمان نامه اداری مینویسید این سمت با نوشتن یک نامه چند کلمه ای (اصطلاحا پاراف) شما را به زیرنهاد های سازمان ارجاع خواهد داد. در صورتی که از کاغذ کوچک استفاده میکنید بهتر است که در انتهای ورق مقداری فضای خالی برای پاراف کردن سمت های اداره یا ارگان در نظر بگیرید.
اگر میخواهید در نامه خود بیشتر از یک درخواست را ذکر کنید از بند ها استفاده کنید. به این صورت که با شماره هر تقاضا را جدا کنید و آن را ه طور کامل در همان بند مطرح نمایید.
3. انتهای یک نامه اداری
پس از اینکه درخواست خود را مطرح کردید نوبت به پایان دادن به نامه می‌رسد. قواعد هر نامه اداری در انتها تقریبا مشابه است. پس از متن نامه خود در ابتدای سطر بعد، تشکر های لازم را مطرح کنید. میتوانید از عبارات زیر یا مشتقات آنها استفاده کنید.
- با کمال تشکر و احترام
- با سپاس از توجه حضرت عالی
- با نهایت تشکر
- و…
اکنون نوبت به تایید هویت شما است. برای اینکه شخص مورد خطاب بداند که چه کسی این نامه را ارسال کرده است، در پایان نامه و در گوشه سمت چپ آن، نام و نام خانوادگی خود را ذکر میکنید. سپس امضا و در صورت نیاز اثر انگشت خود را نیز در پایین برگه کنار نام و نام خانوادگی خود درج میکنید. بهتر است که تاریخ نگارش نامه را نیز به این قسمت اضافه کنید. برای مشاهده مثال ها میتوانید به انتهای این مقاله مراجعه کنید.
چند نکته بسیار مهم
کاغذ نامه
نامه های اداری برای نشان دادن احترام و ادب ما نسبت به سمت یا شخص مورد خطاب است. پس توجه داشته باشید که این احترام باید در تمام قسمت های نامه شما از جمله کاغذ نیز مشخص باشد. به هیچ عنوان از کاغذ های متفرقه (کاغذ های با اندازه ناقص، کاغذ های دفتر و تا خورد) استفاده نکنید. استفاده از این نوع کاغذ ها به نوعی نشاندهنده بی اهمیت بودن شخص مقابل است. اندازه های استاندارد کاغذ نامه اداری اندازه A4 و A5 است. به یاد داشته باشید که به طور پیشفرض، نامه های اداری در ورق های A5 نوشته میشوند اما اگر متن تقاضای شما زیاد بوده یا اینکه پیش بینی میکنید که تعداد پاراف‌های (در قسمت متن نامه اداری توضیح داده شد) آن زیاد است از اندازه ورق A4 استفاده کنید.
نگارش صحیح
به یاد داشته باشید که نامه اداری شما باید عاری از هرگونه مشکلات و غلط های املایی و نگارشی باشد. در صورت وجود غلط تاثیر روانی منفی بر خواننده نامه ایجاد میشود. در صورتی که میخواهید از کلمات غیر معمول استفاده کنید میتوانید به راحتی واژه مورد نظر را در اینترنت جستجو کرده و نحوه املا و استفاده آن را بخوانید. برای نگارش نامه اداری از یک خودکار نرم و پررنگ استفاده کنید. همچنین پیشنهاد میشود از رنگ آبی یا مشکلی استفاده کنید.
مناسبات دینی و مذهبی و ملی
در صورتی که در زمان نگارش نامه، کشور در مناسبات ملی و دینی بسر میبرد، میتوانید در اول نامه بعد از مورد خطاب قرار دادن شخص موزد نظر اشاره ای هم به مناسب نمایید و تبریک یا تسلیت خود را ابراز کنید. به عنوان مثال اگر در ایام ماه رمضان قرار دارید میتوانید عبارت “با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما…” را به عنوان اولین جمله متن نامه اداری خود استفاده کنید.
تایپ نامه اداری
اگر از سمت یک ارگان و سازمان نامه اداری مینویسید برای بالاتر بردن ارزش و اعتبار نامه میتوانید نامه اداری را تایپ کنید. به یاد داشته باشید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس آن حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش یا تیپ نامه، آن را در یک پاکت قرار داده و سمت مورد خطاب را نیز در پشت کاغذ ذکر کنید.
نامه اداری و دوستانه
توجه داشته باشید که نامه های اداری تفاوت بسیار زیادی در قسمت ها و نگارش نسبت به نامه های دوستانه دارند. در صورتی که قصد نوشتن نامه اداری را دارید حتما از دستور زبان مربوط به نامه های اداری استفاده کنید. به عنوان مثال میتوان در نامه دوستانه از واژه عزیز استفاده کنید (محمد عزیز…) اما نمیتوان از آن در نامه اداری استفاده کرد (مدیر عزیز…).
نمونه یک نامه اداری
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود