تکنیک پومودورو | آموزش جامع تکنیک پومودورو در مدیریت زمان و افزایش تمرکز

تکنیک پومودورو  Pomodoro Technique  یک روش برای مدیریت زمان و افزایش تمرکز است. از پومودورو برای مدیریت زمان و به انجام رساندن کارها، پروژه ها، To Do Listها، درس خواندن و به صورت کلی افزایش بهره وری و تمرکز استفاده می شود. این تکنیک می‌توانید مورد توجه  دانشجویان، دانش آموزان، فریلنسرها و مخصوصا افرادی واقع شود که سابقه درخشانی در  به تعویق به تعوق انداختن کارها دارند. در این روش  تمام ساعات در دسترس که نیاز به تمرکز و دقت بیشتری دارید را به بلوک های زمانی مشخص تقسیم می‌کنید و برای هر فعالیت به تعداد نیاز بلوک زمانی اختصاص می‌دهید. همچنین در این تکنیک عملکرد مغز و شرایطی که بهترین تمرکز حاصل می شود نیز در نظر گرفته شده است.

این روش مدیریت زمانِ پرطرفدار می‌تواند کمک کند تا بر عوامل حواس‌پرتی غلبه کنید، تمرکز کافی داشته باشید و کارهایتان را در مدت‌زمان کوتاهی به انجام برسانید و درعین‌حال استراحت‌های مکرری داشته باشید تا احساس خستگی مخصوصا از نوع ذهنی، نکنید. بهترین نکته در مورد این تکنیک، آسان بودن آن است. اگر شغل پرمشغله‌ای دارید و انتظارات از شما بالا است، بهترین کار این است که وارد مرحله انجام دادن شوید. بیایید این تکنیک را باهم تجزیه تحلیل کنیم و ببینیم چگونه می‌توانید آن را در کارهایتان اعمال کنید.

قطعاً این تکنیکی است که بارها موردبحث قرار گرفته است. مقابله‌ی آن با حواس‌پرتی و آموزش مغز ازجمله نکات برجسته و مزایای این تکنیک است. به‌احتمال‌زیاد این تکنیک موردعلاقه شما خواهد بود. اکنون در این مقاله از HowCanU قصد داریم این تکنیک را عمیقاً بررسی کنیم و ببینیم از کجا باید شروع کرد.

پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو در اوایل دهه ۱۹۹۰ توسط فرانسیسکو کریلو، کارآفرین و نویسنده، ابداع شد. پومودورو واژه‌ی ایتالیایی به معنی گوجه‌فرنگی یا سس گوجه است و کریلو این نام را از تایمری به شکل گوجه‌فرنگی، که در دوره دانشجویی‌اش برای پیگیری کارهایش از آن استفاده می‌کرد، گرفت و 25 دقیقه هم مدت زمانی است که این فرد این سس گوجه را تهیه می‌کرده.. روش کار راحت است. وقتی با یک کار بزرگ یا مجموعه‌ای از کارها روبرو می‌شوید، آن را به کارهای کوچک تر (که پومودورو نامیده می‌شوند) با وقفه‌های زمان‌بندی‌شده  تفکیک کنید. بین این وقفه‌ها، فواصل زمانی معین برای استراحت کردن وجود دارد. این کار مغز شما را آموزش می‌دهد تا برای دوره‌های زمانی کوتاه‌تری متمرکز باشد و به شما کمک می‌کند تا کنترل بیشتری روی مهلت‌هایی که سر می‌رسند یا کارهایی که تمام می‌شوند و با کار جدید جایگزین می‌شوند، داشته باشید. این تکنیک حتی می‌تواند با گذشت زمان طول مدت متمرکز بودنتان را تقویت کند.

پومودورو یک سیستم چرخشی است. شما در دوره‌های کوتاهِ فعالیت شدید کار می‌کنید که باعث می‌شود از بازده دائمی‌تان مطمئن شوید. همچنین استراحت‌های منظمی دارید که انگیزه‌تان را تقویت کرده و خلاقیت شما را حفظ می‌کند.

قبل از شروع نیاز است تا به نقل قولی از  peter drucker رجوع کنیم:

تکنیک پومودورو چگونه کار می‌کند

احتمالاً تکنیک پومودورو یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری است. تمام چیزی که نیاز دارید یک تایمر یا زمان‌سنج است. به‌غیراز آن هیچ اپلیکیشن، کتاب یا ابزار خاصی نیاز ندارید. هرچند که به زمان سنج مکانیکی توصیه شده است ولی به راحتی می‌تواند اپلیکیشن‌هایی که در ادامه معرفی می‌کنیم را نیز جایگزین کنید. خواندن کتاب کریلو به نام تکنیک پومودورو The Pomodoro Technique می‌تواند مفید باشد، اما خود کریلو هم روشش را برای فروش نگذاشته و آن را به‌رایگان در اختیار دیگران قرار داده است. شما کاربران هاو کن یو برای شروع استفاده از تکنیک پومودورو این 5 گام را باید رعایت کنید:

1. کاری که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید.( درس خواندن، کارهای خانه، انجام قسمتی از پروژه، کارهای به تعویق افتاده، تسک های شغلی روزمره و …)
2. پومودورو های ۲۵ دقیقه‌ای تنظیم کنید (پومودورو همان تایمر است، از زمان سنج که در فروشگاه‌های اینترنتی در وسایل آشپزخانه یافت می‌شود یا تایمر گوشی و یا اپلیکیشن پومودورو استفاده کنید).
3. به کارتان ادامه دهید تا تایمر زنگ بخورد. سپس روی کاغذتان کار انجام داده‌شده را تیک بزنید.
4. یک استراحت کوتاه داشته باشید (۵ دقیقه کافی است).
5. بعد از هر چهار وقفه یک استراحت طولانی‌تر داشته باشید. حدود 15 دقیقه

پس به صورت خلاصه:

مطابق تصویر بالا  مثلا تصمیم به درس خواندن گرفته اید و تایمر خود را بر روی 25 دقیقه کوک می‌کنید، سپس اقدام به مطالعه می‌کنید تا 25 دقیقه به پایان برسد و ساعت زنگ بزند، 5 دقیقه باید به مغز خود استراحت دهید، اگر واقعا به استراحت نیاز نداشتید می‌تواند آن را رد کنید ولی بهتر است به مدت 5 دقیقه فعالیت غیر تمرکزی، مثل مرور درس های خوانده شده و یا به نوشیدن یک لیوان چایی و … اقدام کنید. سپس مجدادا 25 دقیقه مطالعه و 5 دقیقه استراحت و تکرار آن برای 4 مرتبه. پس از 100 دقیقه مطالعه حال به 15 دقیقه استراحت نیاز دارید و تکرار این رویه در طول روز.

توجه به این نکته مهم است که پومودورو یک بخش غیرقابل‌تفکیک از کار است و این بدان معناست که اگر همکاری، جلسه‌ای یا یک مورد اورژانسی حواس شما را پرت کرد، باید همان‌جا پومودورو را تمام کنید (یعنی اینکه کارتان را ذخیره کنید و بعداً یک پومودودوی جدید را باز کنید) یا باید عامل حواس‌پرتی را به بعد از تکمیل پومودورو موکول کنید. کریلو می‌گوید اگر می‌توانید مورد دوم را انجام دهید از راه‌کار اطلاع‌رسانی-مذاکره-تماس مجدد استفاده کنید:

1. به‌ طرف مقابل (عامل حواس‌پرتی) اطلاع دهید که در حال حاضر مشغول کار روی موردی هستید.
2. در مورد زمانی که می‌توانید سر فرصت به آن موضوع حواس‌پرت رسیدگی کنید، مذاکره کنید.
3. بلافاصله پیگیری‌ها را برنامه‌ریزی کنید.
4. وقتی پومودورو تمام شد و آماده‌ی رسیدگی به مسئله هستید، با طرف مقابل تماس بگیرید.

البته که تمامی عوامل حواس‌پرتی به همین راحتی فیصله پیدا نمی‌کنند و بعضی از امور نیازمند توجه فوری شما هستند، اما هر عاملی هم این‌گونه نیست. گاهی به‌خوبی می‌توانید به همکارتان بگویید «فعلاً مشغول انجام کاری هستم اما می‌توانم تا ده دقیقه دیگر به موضوع تو رسیدگی کنم». انجام این کار نه‌تنها شما را در مسیر کارهایتان قرار می‌دهد بلکه باعث می‌شود کنترل بیشتری روی روز کاری‌تان داشته باشید. پس سعی کنید عوامل حواس پرتی را از بین ببرید یا آن ها را به فواصل استراحت موکول کنید.

چگونه کار با تکنیک پومودورو را آغاز کنیم

ازآنجایی‌که تنها ابزار ضروری پومودورو یک تایمر است، می‌توانید با هر گوشی یا اپلیکیشن یا یک تایمر ساده‌ی قدیمی کارتان را شروع کنید. خود کریلو و بسیاری از کارشناسان یک تایمر مکانیکی را ترجیح می‌دهد ولی دنبال بهانه نباشید از آلارم گوشی گرفته تا آلارم ساعت مچی و اپلیکیشن های متنوع گوشی می‌توانید استفاده و کار را هرچه سریع تر شروع کنید باید عزمتان را جزم کنید. اگر تمایل به استفاده از اپلیکیشن دارید در ادامه تعدادی از این اپلیکیشن ها را معرفی می‌کنیم:

Marianara Timer (وب‌سایت). یک اپلیکیشنِ وب‌سایتی است که همان‌طور که تأیید کرده‌ایم می‌توانید آن را در یک سربرگ پین شده باز نگه‌دارید. می‌توانید هشدارهای تایمرتان را انتخاب کنید تا بدانید چه زمانی وقت استراحت است یا زمان‌های کاری و زمان‌های استراحت را برای خودتان متناسب کنید. انعطاف‌پذیری این برنامه قابل‌توجه است و مجبور نیستید چیزی نصب کنید.

Tomighty (ویندوز، مک، لینوکس). یک نرم‌افزار چند پلتفرمی است. به‌راحتی می‌توانید آن را از دور خارج کنید و به دست فراموشی بسپارید. از قوانین مرسوم پومودورو تقویت می‌کند اما قابلیت آن را هم دارد که بتوانید آن را طبق دوره‌های کار و استراحت خودتان تنظیم کنید.

Eggcellent یا OS X سابق. این برنامه ترکیبی از زمان‌سنج پومودورو و اپلیکیشن to-do است. این برنامه برای تمام شدن یک کار و فرارسیدن کار بعدی، نشانه‌های بصری بیشتری را ارائه می‌دهد و به‌خوبی با برنامه‌ی یادآور OS X ترکیب می‌شود. بعلاوه می‌توانید تخمین بزنید که چند پومودوروی دیگر باقی مانده است و سپس پیشرفتان را پیگیری کنید.

Focus Timer (مخصوص iOS). قبلاً با اسم PomodoroPro شناخته می‌شد و یک تایمر با ویژگی‌های فوق‌العاده برای iPhone و iPad است. با استفاده از این اپلیکیشن می‌توانید وقفه‌های کار و استراحتتان را شخصی‌سازی کنید، تاریخچه‌ی کارتان را بررسی کنید و ببینید در کدام نقطه تمرکزتان پیشرفت داشته است، به‌راحتی می‌توانید زمان باقیمانده در دوره‌ی کارتان را مشاهده کنید. این اپلیکیشن حتی یک سیستم رتبه‌بندی ستاره‌ای دارد و با نشان دادن رتبه‌تان به حفظ انگیزه شما کمک می‌کند. حتی می‌توانید صداها را هم شخصی‌سازی کنید و وقتی صفحه گوشی‌تان قفل است با شنیدن صدای تیک‌تاک ساعت روی کارتان متمرکز بمانید.

این‌ها فقط تعداد کمی از ابزارهایی هستند که می‌توانید از بینشان انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از گوگل به‌عنوان یک تایمر استفاده کنید. در امتحان کردن این موارد تعلل نکنید اما به یاد داشته باشید که تمرکزتان باید روی تکنیک پومودورو باشد نه روی تایمری که استفاده می‌کنید. اگر یک تایمر tomato واقعی مانند آنچه کریلو استفاده می‌کند مدنظرتان است، چنین تایمری به قیمت ۷ دلار در آمازون موجود است یا می‌توانید این تایمر را به همراه نسخه‌ای از کتاب مستقیماً از خود او خریداری کنید.

تکنیک پومودورو برای چه کسانی بهترین کاربرد را دارد

طرفداران اصلی تکنیک پومودورو را اغلب توسط توسعه‌دهندگان، طراحان، دانشجو و محققین، دانش آموزان، و افراد دیگری که مجبور هستند بسته‌های منظم کارهای خلاقانه را بیرون بدهند، تشکیل می‌دهند. در اصل هر فردی که برای انجام کاتر خود به نظم و البته تمرکز نیاز دارد باید سراغ این تکنیک برود. این یعنی هر شخصی، از نویسندگانی که در حال نوشتن کتاب بعدی‌شان هستند گرفته تا مهندسان نرم‌افزاری که روی بازی ویدیویی بعدی‌شان کار می‌کنند، می‌توانند از جلسات کاری و استراحت‌های بین آن که پومودورو پیشنهاد می‌دهد بهره ببرند. البته این تکنیک برای افرادی که چنین اهداف سفت و سختی را ندارند هم مفید است. هر شخص دیگری که با لیست انجام کار روزانه یا صف کاری مواجه است و باید آن‌ها را به اتمام برساند، می‌تواند از این تکنیک بهره‌مند شود. اگر یک مهندس سیستم هستید و با سیستم سروکار دارید می‌توانید تایمری را تنظیم کنید و کار کردن روی سیستم‌ها را تا به اتمام رسیدن زمان تایمر ادامه دهید. سپس زمان استراحت می‌رسد که پس‌ازآن مجدداً به کار برمی‌گردید و آنچه زمین گذاشته‌اید را دست می‌گیرید یا کار با یک دسته‌ی جدید از تسک‌ها را شروع می‌کنید. اگر کار دستی انجام می‌دهید و چیزهایی را می‌سازید، استراحت‌های مکرر این فرصت را به شما می‌دهد تا گامی به عقب بردارید و آنچه انجام می‌دهید را مرور کنید، در مورد گام بعدی‌تان فکر کنید و مطمئن شوید که خسته نمی‌شوید. این سیستم سازگاری فوق‌العاده‌ای با انواع مختلف کار دارد.

در آخر به یاد داشتن این نکته مهم است که پومودورو یک سیستم بهره‌وری است، نه مجموعه‌ای از حلقه‌های زنجیر. اگر کارتان در اوج سرعت خود است و تایمر خاموش می‌شود می‌توانید تایمر را متوقف کنید آنچه در حال انجامش هستید را به پایان برسانید و سپس استراحت کنید. هدف، کمک به شما برای ورود به منطقه و تمرکز کردن و همین‌طور یادآوری اینکه به هواخوری نیاز دارید، است. استراحت‌های منظم برای حفظ بازدهی حائز اهمیت است.

ترکیب کردن پومودورو با سایر روش‌های بهره‌وری

چگونه برنامه ریزی کنیم؟ – هاو کن یو

ازآنجایی‌که تکنیک پومودورو مستقیماً روی نحوه انجام کار متمرکز است نه نحوه سازمان‌دهی کارها، توصیه می‌شود که آن را با روش‌ها و سیستم‌های دیگر ترکیب کنید.

به‌عنوان‌مثال اگر شما یکی از طرفداران برنامه GTD (مخفف Get Things Done،  به معنی به انجام رساندن کارها) هستید، (آموزش مدیریت کارهای روزانه) به‌راحتی می‌توانید از آن برای سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها استفاده کنید و سپس پومودورو را برای به انجام رساندن کارها استفاده کنید. پومودورو به‌خوبی با روش‌هایی مانند Kaizen، ( آموزش روش کایزن) که بر بهبود دائمی در طول زمان تأکید دارد، و Scrum، که خواستار انعطاف‌پذیری برای سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها است و بر نتیجه تأکید دارد، کار می‌کند.

بسیاری از سیستم­های بهره‌وری روی سازمان‌دهی و ابزارهای خاص تمرکز دارند. در این موارد هدف، کمک به شما برای اجتناب از فراموش کردن چیزها و اولویت‌بندی کارتان است. تکنیک پومودورو روی پیشرفت شما در انجام کارها، متمرکز ماندنتان و به انجام رساندن کارها بدون رسیدن به مرحله جنون متمرکز است. درست است که این تکنیک در ادغام با روش‌های دیگر عملکرد خوبی دارد، اما بر تحریف این روش و پیچیده کردن غیرضروری آن اصرار نورزید. کاربردپذیری پومودورو در سادگی آن است.

حرف آخر اینکه روش پومودورو بسیار شخصی است. ازآنجایی‌که این تکنیک فقط روی کارکرد شما تأثیر می‌گذارد، لازم نیست دیگران را با خود همراه کنید.

منبع:

• lifehacker