در این مقاله با شما کاربران روش‌های ساخت یک لیست انجام کار و همچنین روش‌های برنامه‌ریزی روزانه را با یکدیگر مرور خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
در بین کارها و تسک‌هایی مختلف روزانه از موارد مربوط به شغل گرفته تا تفریحات و آموزش‌ها که هر روز با آن‌ها سر و کار داریم، مواردی هستند که همیشه وقت لازم برای انجام دادنشان را نداریم و به روز‌های دیگر موکول می‌شوند و شاید هم گاهی فراموش می‌شوند. در این میان قبل از تعهد به انجام کارهای ریز و درشت، داشتن یک لیست انجام کارهای روزانه یا To-Do List مهم ترین گزینه است. با ما همراه باشید تا روش‌های استفاده از لیست انجام کارهای روزانه را با یکدیگر مرور کنیم
مزیت‌های لیست و برنامه انجام کارها
این برنامه‌ریزی روزانه و یا داشتن لیست انجام کارها برای ما چه مزیت و فوایدی دارند؟ مزیت‌های زیادی می‌توان برشمرد اما ما به چند نکته از آن‌ها در ادامه اشاره خواهیم کرد.
- کنترل بیشتری بر روی کارهای روزانه خود خواهید داشت
- کارهای بیشتری را به سرانجام خواهید رساند
- کارایی و بهره وری بیشتر در انجام کارهای خواهید داشت.
- ذهن شما دغدغه‌های کمتر خواهد داشت و انرژی بیشتر برای انجام کارها دارید
- به دست آوردن و کسب کردن زمان و اوقات بیکاری بیشتر در طول روز
مطمئنا امکان تبعیت کردن از تمامی‌کار‌های روزانه به صورت منظم و همه روزه وجود ندارد اما این به معنی بی فایده بودن برنامه روزانه نیست. شما تنها کافیست چند روز از یک برنامه روزانه بهره ببرید تا متوجه تفاوت روز‌ها و بازده کاری خود شوید.
برنامه‌ریزی کردن یک مهارت است
برخلاف آنچه تصور می‌کنید برنامه‌ریزی کردن تنها به معنی اینکه چه کارهای قرار است انجام شود نیست. برای برنامه‌ریزی احتیاج به آگاهی و مهارت دارید. یکی از مهم ترین مهارت‌ها برای برنامه‌ریزی، داشتن توانایی تخمین و پیش بینی است که البته معمولا با خطا همراه است. ما معمولا روزانه و یا بلند مدت با یک سری هدف روبه رو هستیم که تلاش می‌کنیم تشخیص دهیم که چگونه می‌توانید روز‌های خود را مدیریت کنید که از پس این اهداف بر بیایید. این برنامه‌ها باید با آگاهی و مهارت و البته تمرین و تجربه همراه شود تا در گذر زمان به بیشترین بازده برسند.
کارهای روزانه را زمان بندی کنید
از جمله کارهای مهم و اولیه برای برنامه‌ریزی، زمانبندی کرد هر کار و تسک‌های روزانه است. در هنگام برنامه‌ریزی اولیه تنها کافیست برای هر کاری که قرار است امروز انجام دهید یک زمان پیش بینی شده در جلوی آن قراردهید و برایش در نظر بگیرید. به عنوان مثال
- انجام ورزش و کارهای صبحگاهی ۳۰ دقیقه
- نوشتن مقاله وبلاگ ۳۰ دقیقه
- نهار ۲۵ دقیقه
- خواب ظهر ۱۵ دقیقه
- و….
تا جای که می‌توانید در نوشتن کارهای روزانه ساده و بدون پیچیدگی برخورد کنید، سعی نکنید خیلی دقیق باشید. بعد از زمان دادن تمام کارهای روزانه و روزمره، زمان‌ها را جمع کنید. به عنوان مثال ۶ ساعت می‌شوند.
مشاهده خواهید کرد که به عنوان مثال از ۲۴ ساعت روزانه انجام کارهای روزمره تنها ۶ ساعت از وقت شما را به خود مشغول می‌کنند و شما از صبح به انجام تمام کار‌هایی که قرار است انجام دهید اشراف کامل دارید.
کارهای روزانه را خُرد کنید
یکی از مشکلات هنگام برنامه‌ریزی و زمان دادن به کارها پیش بینی زمان انجام کار‌هاست. شما هرچقدر کارهای خود را ریز تر کرده و سپس زمان بدهید کار شما راحت تر و البته دقیق تر خواهد بود. به عنوان مثال تصور کنید که قرار است به بیرون از منزل رفته و وسیله ای تهیه کنید. زمانی که به صورت کلی به آن اختصاص می‌دهید ۶۰ دقیقه است ولی اجازه دهید این کار را به کارهای کوچک تر تقسیم و سپس حساب کنیم.
- آماده شدن برای بیرون ۱۰ دقیقه
- سوار خودرو و یا تاکسی شدن و رسیدن به محل مورد نظر ۳۰ دقیقه
- اقدام برای خرید ۱۵ دقیقه
- سوار خودرو شدن و بازگشت ۳۰ دقیقه
- رسیدن به منزل و تعویض لباس‌ها ۱۰ دقیقه
همانطور که مشاهده می‌کنید این کار به چیزی حدود ۹۵ دقیقه افزایش پیدا کرد و زمانی که شما تخمین زده بودید ۶۰ دقیقه بود. البته باید توجه داشت که در کوچک کردن کارها و زمان بندی خیلی ریز نشویم چرا که نتیجه معکوس خواهد داشت.
برای موارد غیر منتظره برنامه داشته باشید
اشتباهی دیگری که به هنگام برنامه‌ریزی مرتکب می‌شویم این مورد است که ما کارها و اتفاقات غیر منتظره را پیش بینی نمی‌کنیم. به صورت پیش فرض بر این باوریم که برنامه همیشه مطابق پیش بینی ما جلو می‌رود در حالی که معمولا اتفاقات غیر منتظره و پیش بینی نشده این موضوع را رد کرده اند مخصوصا زمانی که قرار است در محیطی کار کنید که از دیگران دستور می‌گیرید.
این موارد غیر قابل پیش بینی بستگی به شما و البته نوع کارهای روزانه شما دارد، این موضوع که تا چه اندازه کنترل کارهای روزانه خود را به دست دارید می‌تواند به شما بسیار کمک کند. قرار نیست خیلی دقیق زمانی برای کارهای غیر قابل پیش بینی در نظر بگیرید ولی باید حتما تایمی برای این موارد در نظر داشته باشید. یک میانگین برای کارهای روزانه در نظر بگیرید و همین مورد را همه روزه اعمال کنید.
برنامه‌ریزی برای تایم‌های پِرت
یکی دیگر از از نکات و البته روش‌های مهم برای برنامه‌ریزی در نظر گرفتن تایم‌ها و بازه‌های زمانی است که در دل زمان انجام کارهای دیگر قرار دارند. زمان مد نظر به اندازه ای قابل توجه است که می‌توان در دل انجام کاری کارهای کوچک دیگر را نیز انجام داد. بنابر این همیشه از این تایم‌های پرت به نحو احسنت استفاده کنید تا برنامه شما بازده بیشتری داشته باشد.
تمرین، تکرار، ثابت قدم بودن
چنانچه برای اولین بار است از برنامه برای انجام کارهای روزانه استفاده می‌کنید مطمئنا با مشکلات و موارد ناخواسته زیادی مواجه می‌شوید که هر بار ممکن است شما را از ادامه دادن برنامه سرد و ناامید کنند، اما همیشه به خاطر داشته باشید که برنامه‌ریزی هم باید به خودی خود یک برنامه روزانه به حساب بیاید. برای آن زمان مشخصی در هر روز اختصاص دهید.
برخی مواقع کاری که برای ان ۱۰ دقیقه وقت مشخص کرده اید ممکن است تا دو ساعت هم به طول بیانجامد، و این مورد طبیعی است و با کسب تجربه در برنامه‌های روزانه در صد اشتباهات و این موارد کمتر می‌شوند.
همیشه به خاطر داشته باشید که برنامه باید نوشته شود و برنامه‌ریزی ذهنی هیچ وقت شبیه به برنامه‌ریزی نخواهد بود. مطمئنا برنامه‌ریزی‌های ذهنی انسجامی‌نخواهند داشت و خیلی زود فراموش خواهند شد. حتما برنامه‌های روزانه را در دفتر خود یاد داست کنید و سعی کنید در این برنامه‌ریزی از یک لیست انجام کارهای روزانه به همراه زمان انجام هر یک در نظر بگیرید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود