چگونه برنامه ریزی روزانه موثر و مفید داشته باشیم ؟

با اینکه اکثر ما در برنامه ریزی روزانه بسیار ضعیف هستیم، ولی گمان می کنیم که به خوبی می دانیم که چگونه باید به صورت روزانه برنامه ریزی کرد. پس از سال ها آزمون و خطا، به یک چارچوب عملیاتی رسیده ایم که به ما این امکان را می دهد تا یک روز کامل و بی نقص را برنامه ریزی کرده و تا ابد نیاز به تغییر رویه در برنامه ریزی خود نداشته باشیم. گفته شده که داشتن برنامه در یک روز کاری میتواند تا ۷۰ درصد بهره وری انسان را افزایش دهد. در این مقاله قصد داریم تا بهترین روش ها برای برنامه ریزی روزانه یا کوتاه مدت را به شما عزیزان معرفی کنیم. با ما همراه باشید.

از شب قبل برنامه ریزی کنید

این نکته ای است که تا به حال نسبت به دیگر نکات دست کم گرفته شده است: روز خود را یک شب قبل، برنامه ریزی کنید. بسیاری از افراد بر این باورند که بهتر است روز خود را صبح همان روز برنامه ریزی کنند، اما این کار به اندازه کافی موثر نیست و نمی تواند برنامه ریزی روزانه خوبی به دست بدهد.

فردا غیرقابل پیش بینی است و شما با کمترین وضعیت اضطراری ممکن است از خط برنامه خود خارج شوید و ممکن است تمام روز خود را از دست بدهید. اقلام اضافه شده به لیست کارهای واجب الاجرایتان، درست مثل مرغ های سر کنده جلوی چشمتان رژه خواهند رفت، و شما سردر گم خواهید شد. علت این اتلاف وقت نداشتن برنامه ریزی از شب قبل است. برای برنامه ریزی میتوانید از یک کاغذ و خودکار استفاده کنید یا اینکه اپلیکیشن های مخصوص به برنامه ریزی روزانه را دانلود کرده و از آنها استفاده کنید. در اینجا میتوانید این اپلیکیشن ها را بررسی کرده و بهترین را برای خود انتخاب کنید:

بهترین اپلیکیشن ها برای مدیریت انجام کار های روزانه

به همین دلیل است که باید شب قبل برنامه ریزی کنید. با این کار، وقتی کارها در حال خارج شدن از کنترل هستند، همیشه می توانید به برنامه اصلی خود برگردید و بر روی چیزی که واقعا مهم است تمرکز کنید. مهم تر از همه: می توانید به تقویم خود نگاه کنید و محاسبه کنید که چطور می خواهید برای  روز خود برنامه ریزی کنید و شب را راحت تر بخوابید. هر کاری که می خواهید انجام دهید را یادداشت کنید و زمانی که هیچ نقطه مبهمی در سرتان نداشته باشید، مطمئناً بهتر به خواب خواهید رفت. یک نکته مفید و عجیب اما عالی این است که مغز شما در طول شب فعال است و بر روی هر مشکلی که ممکن است داشته باشد کار می کند. اگر شب یک درگیری ذهنی داشته باشیم، وقتی روز بعد بیدار می شویم، اغلب راه حل مشکلم را می دانیم.

صبح ها، با یک هدف بیدار خواهید شد. هر بار که شب قبل برنامه ریزی می کنید، با حس هدف دار بودن بیدار می شوید. دقیقاً می دانید که چه کاری باید انجام دهید و نیازی نیست در مورد این که گام بعدی چیست، فکر کنید. چالشی که اغلب ما از آن رنج می بریم عادت کردن به این روش است. پیشنهاد ما این است که این بخش از شب (برنامه ریزی برای روز بعد) را تبدیل به فعالیتی رسمی و همیشگی برای خودتان کنید.

صبحتان را سریع آغاز کنید

هنگامی که شما یک روز کامل را، شب قبل برنامه ریزی می کنید، قدم بعدی، بعد از بیدار شدن، این است که بتوانید خلاق و کارآمد باشید. این همان نتیجه ای ست که فعالیت روزمره تان باید به همراه داشته باشد. به محض اینکه از رختخواب بیرون آمدید، بدون اتلاف وقت و فکر کردن، دقیقا می دانید که چه کاری باید انجام دهید تا خود را برای یک روز پربار آماده کنید. در هنگام اجرای کارهای معمول صبح، نباید حدس و گمان اضافه داشته باشید.فعالیت های شما باید تا جای ممکن روتین باشد.

قورباغه تان را قورت دهید

این سوالی است که همیشه باید بعد از اینکه یک روز کامل را برنامه ریزی کردید، از خودتان بپرسید: قورباغه من چیست؟ قورباغه شما آن کاری است که باید انجام دهید. همانطور که مارک تواین می گوید: صبح زود، قبل از هر کاری یک قورباغه زنده را بخورید، برایتان هیچ اتفاقی بدتر از این، نخواهد افتاد.

نکته اینجاست که وقتی مهمترین کار را به عنوان اولین کار در صبح انجام دهید، انجام هر کار دیگر برایتان نسبتا آسان خواهد بود.

قورباغه شما آن کاری است که برایتان از همه در طول روز مد نظر مهم تر است. مهم نیست چه اتفاقی میافتد، اگر این کار خاص را انجام ندهید، آن روز را یک روز بی حاصل بدانید. این قورباغه شماست. پس هر شب این سوال را از خودتان بپرسید، قورباغه من چیست؟زمانی که می دانید قورباغه شما چیست، آن را در زمان بندی برنامه روز بعد، به عنوان اولین کار لازم الاجرا، یادداشت کنید. بنابراین اگر در ساعت ۹ روزتان را شروع می کنید، اولین کاری که در ساعت ۹ انجام می دهید، خوردن قورباغه است. هیچ استثنایی وجود ندارد.

در نتیجه وقتی خوردن قورباغه را تمام کردید، احساس آسودگی زیادی خواهید داشت و بقیه روز چیزی بدتر از قورباغه ای که برای صبحانه خوردید، برایتان اتفاق نخواهد افتاد.

برای برنده بودن برنامه ای خلاقانه تنظیم کنید

اگر شب قبل برنامه ریزی کنید، یک فعالیت روزمره بی نقص داشته باشید و بدانید که قورباغه شما چه چیزی است از ۹۹ % مردم جلوتر هستید. اگر می خواهید به مرحله بعدی بروید، به یک برنامه ریزی خلاقانه نیاز دارید. این یک اصل ابتدایی و پیشرفته است. نکته اصلی این است که همه ما فعالیت هایی داریم که روزمره هستند. آن ها را باید بدون توجه به آنچه که رخ می دهد، انجام داد.این کارها عبارتند از:

• خوابیدن
• خوردن
• ورزش کردن

همچنین می توانید کارهایی مانند:

• یادگیری
• نمازخواندن
• مدیتیشن
• زمانی در کنار خانواده

و غیره را به این لیست اضافه کنید. هر کس فعالیت هایی ثابت دارد که باید هر روز انجام دهد تا شاد و خلاق باشد. حالا اگر بتوانید تمام این فعالیت های “ثابت” را برنامه ریزی کنید، چه اتفاقی می افتد؟ این کاری است که باید وقتی مفهوم برنامه ریزی پربازده را دریافتید، انجام دهید. زمانی را برای تمام فعالیت های روزمره تعیین کنید. این کارها به هر حال باید انجام شوند، پس باید در برنامه تان گنجانده شده و در زمان خود انجام شوند. هر چیز دیگری حول محور این کارها می چرخد، چیزی که ما آن را زمان اختصاصی می نامیم.

این زمان بندی می تواند چیزی شبیه این باشد:

• 6 صبح تا 7:30 فعالیت های روزمره
• 7:30 صبح – 9 صبح – تمرین /صبحانه ۱
• 9 صبح تا 12 ظهر – خوردن قورباغه.
• 12 ظهر – 1 بعد از ظهر – ناهار 2 (30 دقیقه استراحت)
• 1 بعد از ظهر – 6 بعد از ظهر – زمان اختصاصی # ۱.
• 6 بعد از ظهر – 7 بعد از ظهر – شام ۳ (30 دقیقه استراحت)
• 7 شب – 9 شب – زمان اختصاصی# ۲.
• 9 شب – 10 شب_  کارهای معمول شبانه (برنامه ریزی فردا)
• ۱۰ شب – خواب.

می توانید از این چارچوب اولیه برای برنامه ریزی روز کامل خود ایده بگیرید.

آیا متوجه شدید که خوردن قورباغه در برنامه گنجانده شده است؟ در بقیه روز، اگر نیاز دارید کار دیگری انجام دهید، می توانید آن را در ساعت هایی که جلوی آنها “زمان اختصاصی” نوشته شده است، انجام دهید. در این ساعات می توانید به ملاقات کسی بروید، یا کارهای متفرقه انجام دهید.

آغاز به کار

حالا شما یک چارچوب ثابت برای برنامه ریزی روزهای خود دارید. دقت کنید که آن را شب قبل انجام دهید، کارهای صبح خود را پربازده کنید و بدانید که قورباغه شما چیست. برای رسیدن به اوج، برنامه ریزی پربازده را اعمال کنید. در صورتی که سوال یا تجربه مفیدی در این زمینه دارید میتوانید آن را در قسمت نظرات ارایه دهید تا به آن پاسخ داده شود و دیگران بتوانند از تجربیات مهم شما عزیزان استفاده کنند.