نوشتن یک ایمیل رسمی گاهی ترسناک به نظر می‌رسد زیرا ایمیل اغلب برای اهداف شخصی و غیر رسمی استفاده می‌شود. اگر باید ایمیلی به استادتان، رئیستان، آژانس دولتی یا هر گیرنده‌ی رسمی دیگری بفرستید فقط لازم است چند راهکار ساده را دنبال کنید. پیغامتان را شفاف و مرتبط مطرح کنید و انتظاراتی که برای استایل، لحن و قالب بندی وجود دارد را رعایت کنید. در آخر محتوای ایمیلتان را قبل از ارسال آن بخوانید و در صورت نیاز تصحیح کنید. در این مقاله با شما کاربران هاوکن‌یو روش‌ها و مواردی که در نوشتن یک ایمیل رسمی باید رعایت کنید را یک‎به‌یک مرور و بررسی می‌کنیم.

مرحله اول برای نوشتن ایمیل رسمی : قالب بندی ایمیل شما

از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید

 به طور ایده آل آدرس ایمیل شما باید برگرفته از نام واقعی شما باشد نه یک نام کاربری یا اسم مستعار. وقتی آدرس ایمیل فقط نام شما را در بر دارد از نقطه، خط فاصله یا آندرسکور برای امنیت آن استفاده کنید و در صورت امکان از حرف یا عدد اضافه‌ای استفاده نکنید.

 از یک فونت حرفه‌ای استفاده کنید

 این روزها اکثر سرویس های ایمیل همچون جیمیل، امکان استفاده از فونت‌های مختلف را به شما می‌دهند. با این حال برای یک ایمیل رسمی همه چیز را پیرو رسم قدیم ایمیل انجام دهید و برای ایمیل های انگلیسی  از فونت‌هایی مانند Times New Roman  و  Arial استفاده کنید. از استفاده از فونت‌های تزئینی مانند  Comic Sans یا  Old Englishخودداری کنید. به علاوه:

  • ایمیلتان را با اندازه فونت خوانا، مانند سایز 12، بنویسید.
  • از سبک‌های خاص مانند ایتالیک، هایلایت کردن یا چند رنگ نوشتن خودداری کنید مگر اینکه در راستای تأکید بر محتوا و هدف ایمیل باشد.
  • از بولد کردن کلمه (یا در زبان انگلیسی از نوشتن کلمه‌ای کاملاً با حروف بزرگ) خودداری کنید چرا که این کار مانند فریاد کشیدن بر سر گیرنده‌ی ایمیل است.

جمله‌ی موضوع را خلاصه و صحیح بنویسید

 در قسمت subject از کلیدواژه‌هایی استفاده کنید که دقیقاً منظورتان از نوشتن ایمیل را برساند. با این کار مطمئن می‌شوید که خواننده به خاطر اینکه موضوع وجود ندارد، مبهم است یا نشان می‌دهد که ایمیل مهم نیست، ایمیلتان را نادیده نمی‌گیرد.

  • موضوعاتی مانند «سؤال فوری»، «تماس با شما» یا «ایمیلی در مورد یک مسئله‌ی مهم» خیلی مبهم هستند.
  • از طرف دیگر «مرور برنامه‌ریزی، فهرست مهمان‌ها، درخواست ناهار و ملاقات برای دوازدهم مارس» بسیار طولانی است و چندین موضوع را در بردارد.
  • «پاسخ ملاقات: پله برقی آسیب دیده در 12 مارس» مختصر و مرتبط است. این موضوع گیرنده‌ی ایمیل شما را در مورد یک موضوع واحد و یک تاریخ مشخص مطلع می‌کند.

مرحله دوم برای نوشتن ایمیل رسمی : نوشتن پیغام

 

از یک عبارت آغازین مناسب استفاده کنید

 همیشه یک ایمیل رسمی را با سلام و تهنیت آغاز کنید. ترجیحاً گیرنده را با نامش خطاب قرار دهید. عناوینی همچون آقای… خانم… دکتر… و غیره را همراه با نام خانوادگی بیاورید و به دنبال آن کاما یا دو نقطه بگذارید.

  • درصورتی که نام فرد دریافت کننده‌ی نوشته‌تان را نمی‌دانید از عباراتی مانند مدیریت محترم یا مسئول مربوطه استفاده کنید.

در صورت لزوم در پاراگراف اول خودتان را معرفی کنید

 اگر برای کسی می‌نویسید که در حال حاضر با او رابطه‌ای ندارید، مثلا مشتری جدید، مدیری که استخدام می‌کند یا یک مقام دولتی به آنها بگویید که شما چه کسی هستید و علت نوشتن ایمیلتان چیست. این کار را در پی دو جمله‌ی اول ایمیلتان انجام دهید.

  • به عنوان مثال برای مدیر آینده‌تان می‌نویسید می‌توانید بگویید، «من محمد سمیعی هستم. به منظور درخواست برای موقعیت شغلی دستیار مدیر اجرایی که در سایت abc.com  فهرست شده بود به شما ایمیل می‌دهم.»

مهم‌ترین اطلاعات را در اولویت قرار دهید

 وقتی خودتان را معرفی می‌کنید و دلیل کلی‌تان برای نوشتن را مطرح می‌کنید، سپس می‌توانید بدنه‌ی اصلی ایمیل را بیاورید. مهم‌ترین محتویات را در بالاترین قسمت‌ها بنویسید. با این کار به وقت گیرنده‌ی ایمیلتان احترام گذاشته‌اید و هدف ایمیل را شفاف کرده‌اید.

  • به عنوان مثال وقتی برای یک مقام دولتی می‌نویسید می‌توانید اینگونه شروع کنید: «من آرلن ریورز هستم. ایمیل شما را از وبسایت Westchester County Clerk به دست آوردم. به منظور اعتراض به احضاریه‌ی ترافیکی که در تاریخ 31 دسامبر 2009 دریافت کرده‌ام این ایمیل را ارسال می‌کنم.»

در ایمیل رسمی به سراغ اصل مطلب بروید

 برای یک ایمیل رسمی خوب است که مستقیم و البته مؤدبانه سراغ اصل مطلب بروید. طفره رفتن فقط خواننده را سردرگم کرده و مانع از فهمیدن نیت شما توسط او می‌شود.

  • به عنوان مثال وقتی برای یک استاد دانشگاه می‌نویسید وقت را با حواشی از این دست هدر ندهید: «من دارلین فرانکریچ هستم. مرا می‌شناسید؟ در حال حاضر کلاس 221 کلاس مورد علاقه‌ی من است. منظم بودن لکچرها را دوست دارم. همیشه پیگیر هستم و می دانم چه چیزهایی در امتحان مطرح می‌شود. به امتحانات رسید. راستش داشتم به امتحان بعدی فکر می‌کردم.”
  • این نوشته می‌تواند به این ترتیب شفاف‌تر باشد: «من دارلن فرانکریچ هستم دانش آموز کلاس 221. به خاطر تعارض بر سر زمان امتحان بعد این ایمیل را می‌نویسم.»

ایمیل رسمی باید خلاصه باشد

 هیچ قانون تعریف شده‌ای برای طول ایمیل وجود ندارد. با این حال خوب است که ایمیل را به اندازه‌ی یک صفحه‌ی سایز دسکتاپ نگه دارید و فراتر نروید.

  • اگر ایمیلتان تقریباً طولانی شده است آن را به پاراگراف‌های کوتاه‌تری تفکیک کنید و به جای تو رفتگی ابتدای پاراگراف، خط جداکننده‌ای را بین هر پاراگراف قرار دهید.

از زبان رسمی استفاده کنید

ایمیل رسمی، زبان رسمی را نیز می طلبد. از آنجایی که ایمیل‌های رسمی برای موقعیت‌های حرفه‌ای نوشته می شوند می‌خواهید تأثیر خوبی بگذارید. از جملات کامل و عبارات مؤدبانه استفاده کنید. از چنین موردی اجتناب کنید:

  • زبان محاوره
  • مخفف‌های بی مورد
  • هیجانات و ایموجی‌ها
  • بی‌حرمتی (به مقدسات)
  • لطیفه‌ها

از یک خاتمه‌ی خوب استفاده کنید

 مانند سلام و تهنیت، عبارت‌های مختلفی هم برای خاتمه دادن یک ایمیل رسمی وجود دارد. مطمئن شوید که اسم کاملتان به همراه عنوان شغلی یا امضایتان (در صورتی که امضای خاصی دارید) در ادامه می‌آید. نمونه‌هایی از خاتمه دادن ایمیل:

  • ارادتمند شما
  • صمیمانه
  • با احترام
  • با آرزوی بهترین‌ها
  • دانشجوی شما

مرحله سوم برای ارسال ایمیل رسمی: آماده سازی برای ارسال

 

هر گونه ضمائم مورد نیاز را ضمیمه کنید

 اگر لازم است چیزی را ضمیمه کنید مطمئن شوید که وجود آن را در بدنه‌ی نوشته‌تان ذکر کرده‌اید تا گیرنده بداند ضمائم پیوست شده‌اند. با ذکر تعداد فایل‌های ضمیمه شده و میزان حجم آنها و همینطور استفاده از نوع رایج فایل‌ها همه چیز را در بهترین و با کیفیت ترین شرایط نگه دارید.

  • به عنوان مثال نوشته‌ای همچون «من رونوشتی از رزومه و پروفایلم را در فرمت pdf ضمیمه کرده‌ام» را در نوشته قرار دهید.

 پیغامتان را از نظر محتوا، املاء و دستور زبان بازخوانی و در صورت نیاز اصلاح کنید

 فقط به تصحیح کننده هوشمند ایمیل تکیه نکنید. ایمیلتان را با صدای بلند بخوانید یا از شخصی بخواهید آن را بازخوانی کند. این روش‌ها در اصلاح اشتباهات تایپی، دستور زبانی و عبارات مبهم بسیار مؤثر هستند.

مطمئن شوید که ایمیلتان حاوی هیچگونه اطلاعات حساسی نیست

 همشه به خاطر داشته باشید که ایمیل یک سیستم ارتباطی امن نیست. یادتان باشد که سرورهای ایمیل می‌توانند هک شوند یا اینکه گیرندگان ایمیل‌های شما ممکن است خواسته یا ناخواسته اطلاعاتی که نمی‌خواهید فاش شود را به اشتراک بگذارند.

  • از قرار دادن مواردی همچون رمزهای عبور، شماره حساب‌ها و اطلاعات محرمانه در ایمیل خودداری کنید.