تصور کنید پایان یک روز پرمشغله‌ی کاری است. و شما قصد به خانه رفتن را دارید. اما قبل از رسیدن به آرامش، باید از یک ترافیک خسته کننده‌ی 30 دقیقه‌ای عبور کنید. با تمام خستگی‌ای که دارید، نهایتا به خانه می‌رسید. و بدون لحظه‌ای درنگ خود را بر روی کاناپه پرت می‌کنید. اما سایر برنامه های تان چه می شود؟ آیا می توانید باز هم مطابق برنامه پیش بروید؟ چگونه می توانید از پس مدیریت کار های انجام نشده در مدت زمان باقی مانده بر بیایید؟ احتمالا زمان خود را به خوبی از ابتدای روز مدیریت نکرده اید و برای ادامه روز هم نمی توانید از پس مدیریت زمان بربیایید.
آیا این تصویر برایتان آشنا است؟
مطمئنا این موضوع یک سناریوی رایج برای اکثر افراد است. اما موضوعی که این مسئله را بدتر می‌کند این است که متاسفانه این وضعیت فقط برای یک روز نیست. و بسیاری از افراد این شرایط را پس از هر روز کاری در طول یک سال و چه بسا سال‌ها، تجربه می‌کنند.
جای تعجبی ندارد که اکثریت مردم در کارشان غرق شده‌اند. و زیر فشار احتیاجات زندگی قرار گرفته‌اند. هم‌چنین این افراد احساس می‌کنند که زمان و انرژی لازم برای رسیدن به اهدافشان و کارهایی که دوست دارند انجام بدهند، را ندارند.
به جرئت می‌توان گفت اکثر افراد حتی نمی‌توانند زمان کافی برای انجام کارهایی که باید انجام گیرد را اختصاص بدهند، چه برسد به اینکه برای خانواده و دوستان و سرگرمی‌هایشان وقت داشته باشند. به عنوان مثالی برای این قضیه می‌توان به والدین شاغل اشاره کرد. تصور کنید چه فشار کاری‌ای هر لحظه تحمل می‌کنند. از طرفی کسانی که مجبور هستند برای پرداخت قبض‌هایشان و رفع مایحتاجشان، هم‌زمان 2 شغل داشته باشند این فشار را نیز متحمل می‌شوند.
آیا شما نیز از این دست افراد هستید؟
اگر جوابتان به این پرسش قاطعانه بله است و یا حتی حس می‌کنید که جز این گروه هستید، نگران نباشید. در این مقاله از هاو کن یو قصد داریم به معرفی راه‌هایی بپردازیم که به کارها و زندگی شما نظم می‌دهند. در کنار این نظم به شما اجازه‌ی وقت داشتن برای انجام کارهای مورد علاقه‌تان را می‌دهد.
نکته‌ی مهمی که باید در نظر داشته باشید این است. از برنامه‌ریزی‌تان همچون درآمدتان مراقبت کنید. به عبارت دیگر باید برای زمانتان نیز بودجه‌بندی داشته باشید. چرا که زمان تجدیدناپذیر است.
این تجدید ناپذیری بدین معنی است که شما نمی‌توانید زمانی که از دست می‌رود را برگردانید. به همین دلیل اهمیت دارد که بدانید زمانتان کجا خرج می‌شود، و چگونه می‌توانید با بهینه‌سازی زمانتان پیشرفت کنید. به خصوص اگر احساس می‌کنید توسط کوچک‌ترین جزئیات در کارتان، غرق شده‌اید.
شما وقتتان را صرف انجام کارهایی می‌کنید که شاید لزومی نداشته باشند خودتان آن‌ها را انجام دهید یا برای انجام آن‌ها زمان کمتری نیز کفایت می‌کند و یا عادت‌های بدی دارید که با جایگزین کردن آن‌ها با عادات خوب از شرشان خلاص می‌شوید.
به عبارت دیگر برای مدیریت زمانتان کافی است 3 کار زیر را انجام دهید:
- اولویت بندی
- واگذاری
- بهبود عادات
اولویت‌بندی ( به انگلیسی: Prioritization)
مطمئنا شگفت زده خواهید شد اگر بدانید شما روزانه حجم عظیمی از اطلاعات، معادل 34 گیگابایت را مصرف می‌کنید. و این مسئله بالاتر از 50000 افکاری است که شما در 24 ساعت تولید می‌کنید. با این حجم از فعالیت ذهنی و فشار، به راحتی می‌توان دلیل احساس غرق‌شدگی شما در دریای بی‌پایان اطلاعاتی که روزانه با آن‌ها مواجه می‌شوید را درک کرد.
خوشبختانه، یک راه برای دوباره در دست گرفتن کنترل ذهنتان وجود دارد. و این راه استفاده از وسیله‌ای است که مطمئنا هر روز با خودتان آن را حمل می‌کنید. و آن چیزی نیست جز گوشی هوشمند شما. بدون شک گوشی شما بهترین وسیله برای یادآوری و نظم‌دهی است. به جای تلاش برای حفظ کردن تمام کارهای مهمی که باید انجام دهید (که مسلما تلاش بیهوده‌ای است)، اجازه دهید گوشی شما محلی برای ذخیره‌ی آن‌ها باشد. این کار هم به برنامه‌ریزی شما کمک می‌کند، و هم می‌توانید به کمک آن روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌های خود را به نحو احسن پیگیری کنید.
ممکن است تاکنون گوشی هوشمند خود را فقط به عنوان وسیله‌ای برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی، هشدارهای خبری، تماس‌های تلفنی و عکس گرفتن، تصور کرده باشید. اما باید بدانید که گوشی شما قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به موارد گفته شده دارد. مخصوصا اگر نرم‌افزارهای مناسبی را برای آن انتخاب کرده و روی آن نصب کنید.
پیشنهاد ما به شما عزیزان، این است که برای این منظور نرم‌افزار Evernote را نصب کنید. این برنامه‌ی پرکاربرد و قدرتمند به شما این امکان را می‌دهد که تمام یادداشت‌ها و ایده‌های خود را در هر مکان و زمانی که می‌خواهید، سریع و راحت بتوانید بنویسید. به عنوان مثال، می‌توانید یادداشت‌هایتان را به صورت دستی تایپ کنید، یا به صورت عکس ذخیره کنید و یا به وب‌سایت مورد نظرتان لینک بدهید. هم‌چنین به کمک قابلیت برچسب‌زنی (به انگلیسی: tag) و طبقه‌بندی هوشمندانه، سرچ کردن و دنبال مطلبی گشتن در داخل یادداشت‌هایتان کار آسانی خواهد بود.
Evernote یکی از هوشمندانه‌ترین نرم‌افزارها در این زمینه است که می‌تواند در طول سال‌ها، صدها ساعت شما را از به هدر رفتن، نجات دهد. بعضی‌ها از برنامه‌ی نوت خود گوشی‌شان استفاده می‌کنند. ولی لازم به ذکر است در برخی از گوشی‌ها همچون Iphone وقت زیادی را باید صرف گشتن دنبال یادداشت مورد نظر خود کنید. چرا که به دلیل عدم نظم‌بندی آن و گاهی بازیافتن دشوار یادداشت‌ها، نه تنها استفاده از آن توصیه نمی‌شود بلکه نهی نیز می‌شود. چرا که همین 2 ویژگی منفی سبب می‌شود زمان زیادی را برای گشتن دنبال یادداشت مورد نظر خود، هدر دهید. به کمک Evernote یادداشت‌های شما در یک حافظه‌ی ابری به صورت کاملا امن ذخیره می‌شوند. بدین ترتیب حتی اگر گوشی خود را به هر دلیلی از دست بدهید، یادداشت‌های خود را از دست نخواهید داد.
برنامه‌ی دیگری که در این زمینه پیشنهاد می‌شود تا نصب کنید، Google Calender است. این برنامه برای سیستم عامل اندروید، IOS و هر مرورگر دیگری در دسترس است. اگر قبلا از این برنامه استفاده نکرده‌اید در ادامه مراحلی که باید انجام دهید بیان شده است.
- شما می‌توانید تاریخ‌های مهم مانند ملاقات‌ها،تولد‌ها و سالگردها را ذخیره کنید.
- شما می‌توانید برای زمان‌ها و تاریخ‌های مهم، آلارم و ری مایندر تنظیم کنید.
- به راحتی می‌توانید روزها، هفته‌ها و ماه‌های آینده‌ی خود را مشاهده کنید.
- شما می‌توانید تقویم خود را با افراد دیگر همچون شریک یا همکارتان به اشتراک بگذارید.
- نیازی به خرج حتی یک سنت هم نیست چرا که نرم افزار رایگان است.
Google Calender به شما کمک می‌کند زندگی روزانه‌ی خود را سبک و آسان کنید. مسلما برای اینکه بتوانید از برنامه‌های Evernote و Google Calender بهترین استفاده را کنید و بیشترین بازده را بگیرید. باید استفاده از آن‌ها را به یک عادت تبدیل کنید.
واگذاری ( به انگلیسی: Delegation)
مهم نیست چقدر عزم و اراده‌ی شما قوی است و یا اینکه چقدر انرژی و محرک شما زیاد است. باید در نظر داشته باشید شما فقط یک انسان هستید. این بدین معنا است که تنها مقدار محدودی زمان برای تلاش جهت بدست آوردن آنچه که می‌خواهید، دارید. به همین دلیل است که واگذاری، بخش مهمی از یک زندگی سالم و موفق است.
واگذاری دقیقا چیست؟
ساده‌ترین تعریف می‌تواند این باشد که واگذاری یعنی کاربرد زمانی از یک منبع خارجی که به شما فرصت افزایش کیفیت زمانتان را می‌دهد.
اجازه دهید این مسئله با یک مثال در ادامه تبیین شود. فرض کنید شما فردی هستید که به باغبانی هیچ علاقه‌ای ندارید. از طرفی نمی‌توانید تحمل کنید چمن حیاط پشتی خانه‌تان تبدیل به جنگل شود. بنابراین هر هفته یا حداقل تابستان‌ها به انبار حیاط یک سر کوتاه می‌زنید و ماشین چمن‌زنی قدیمی خود را از آن بیرون می‌آورید. این چمن‌زن به خوبی نمی‌تواند علف‌ها را کوتاه کند اما با سماجتی که نشان می‌دهید بالاخره این کار را انجام می‌دهید. بعد از گذشت 2 ساعت طاقت‌فرسا از شروع کار، متوجه می‌شوید تنها نصف حیاط را کوتاه کرده‌اید.
اما همانطور که گفته شد باغبانی کار شما نیست. و صراحتا، مجبور بودن به کوتاه کردن چمن‌ها کار بسیار دردناکی است که فقط وقت آزاد شما در آخر هفته را هدر می‌دهد. برای این مشکل شما، یک راه‌حل وجود دارد.
یک انتخاب برای شما وجود دارد و آن هم این است که می‌توانید یک باغبان حرفه‌ای یا حتی کودک همسایه‌ی خود را استخدام کنید تا به شما در انجام کار کمک کند. شما به فردی نیاز دارید که هر هفته برای کوتاه کردن چمن‌ها و مراقبت از باغچه‌های گل و غیره، بیاید. این کار نه تنها شما را از دردسر انجام باغبانی توسط خودتان نجات می‌دهد بلکه می‌تواند در ماه چند ساعت وقت آزاد بیشتری به شما بدهد. شما می‌توانید این وقت آزاد را صرف انجام هر کاری که تمایل داشتید برای آن وقت داشته باشید، کنید. به عنوان مثال، یادگیری یک آلت موسیقی، نوشتن کتاب و یا ملاقات با دوستان و خانواده. البته مسلما این فقط کار باغبانی نیست که می‌خواهید آن را به فرد دیگری محول کنید.
در مورد محول کردن کارهایی که گمان می‌کنید در یکی از 3 دسته‌ی زیر قرار می‌گیرند نیز، فکر کنید.
- کارهایی که هیچ علاقه‌ای به انجام آن‌ها ندارید. به عنوان مثال شاید تمیز کردن ماشین یا آماده کردن اظهارنامه‌های مالیاتی‌تان.
- کارهایی که نباید انجام دهید. ممکن است از تعمیر ماشین لباس‌شویی خود لذت ببرید، اما احتمالا نسبت به استخدام یک متخصص در این زمینه، کاری است که بیشت زمان می‌برد. و با وجود یک متخصص لباش شویی شما سریع‌تر تعمیر می‌شود.
- کارهایی که نمی‌توانید انجام دهید. به عنوان مثال، فزض کنید می‌خواهید یک وب‌سایت برای کسب و کار خود راه‌اندازی کنید اما هیچ‌گونه مهارت تکنیکی‌ایی ندارید. پس احتمالا استخدام یک توسعه دهنده‌ی وب‌سایت خیلی به کارتان می‌آید.
زمانیکه تصمیم گرفتید چه کاری را می‌خواهید محول کنید، سپس به سمت محول کردن آن پیش بروید. در این برهه از زمان، شما شروع به دیدن فواید محسوس زندگی خود خواهید کرد. به طبع با انجام چنین کاری سطح انرژی شما بالاتر خواهد رفت، زمان بیشتری خواهید داشت و هم‌چنین احساس آسودگی و شادی بیشتری نسبت به سال‌های قبل خواهید داشت.
بهبود عادات ( به انگلیسی: Habit Improvement)
تمامی افراد یک سری عادت‌هایی دارند، یک سری خوب و یک سری بد. با این حال، ممکن است در مورد این مسئله که عادت‌های بد چقدر می‌توانند زمان شما را هدر بدهند فکر نکرده باشید. یک مثال بارز این قضیه در شروع روز اتفاق می‌افتد. تصور کنید هر روز برای بیدار شدن از خواب از زنگ هشدار یا همان آلارم استفاده می‌کنید. آیا بعد از شروع شدن زنگ هشدار بلافاصله از تخت بیرون می‌آیید؟ یا دکمه‌ی snooze را می‌زنید. احتمالا این کار را نیز چندین دفعه تکرار می‌کنید.
دکمه‌ی Snooze را زدن شاید در لحظه کار خوب و خوشایندی باشد اما قطعا یک عادت بد به حساب می‌آید. حتی اگر روزانه فقط 10 دقیقه اضافه‌تر چرت بزنید، هفتگی تقریبا یک ساعت می‌شود. شما می‌توانید این 1 ساعت را صرف سرگرمی‌های خود و یا حتی صرف ایجاد شغلتان کنید.
خوشبختانه، چرت زدن در این حالت فقط یک عادت است. و عادت‌ها می‌توانند تغییر کنند.
اولین کاری که برای ترک این عادت باید انجام دهید این است که قبل از هر چیزی درک کنید که عادت‌ها چگونه شکل می‌گیرند. تصور کنید در حال آموزش رانندگی هستید. در ابتدا شاید همه چیز از پدال‌ها و آینهها گرفته تا دور زدن و پارک کردن، مثل یک کابوس به نظر برسد. بعد از چند جلسه احتمالا به فکر این خواهید افتاد که تسلیم شده و بی‌خیال رانندگی شوید. اما به هر دلیلی این تصمیم را نگرفته‌اید و عزم خود را جزم کرده‌اید. چند ماه بعد پاداش این عزم راسخ خود را با قبولی در امتحان رانندگی می‌گیرند.
قطعا آموزش‌هایی که در این زمینه گرفته‌اید، مفید بوده‌اند. اما دلیل واقعی اینکه به یک راننده‌ی ماهر تبدیل شده‌اید قدرتی است که عادت‌ها دارند. فقط کافی است لحظه‌ای به عقب برگشته و ببیند چند بار تعویض دنده یا پارک دوبل را تمرین کرده‌اید. احتمالا دفعات اولی که این کارها را انجام می‌دادید به طرز خجالت‌‌‌آوری خراب کرده‌اید. اما همانطور که سماجت کرده‌اید، بهتر و بهتر شده‌اید. و در نهایت مهارت‌ها و تکنیک‌های مورد نیاز رانندگی تبدیل به عادات شما شده اند.
تکرار مداوم یک رفتار خاص روشی است که طبق آن عادات شکل می‌گیرند. زمانی که یک عادت شکل می‌گیرد، تغییر دادن یا ترک آن بسیار دشوار است. البته این موضوع خوب است مگر در مورد مشکلات مصرف الکل و سیگار. با این وجود که ترک این عادت‌های بد، دشوار است اما غیرممکن نیست و همواره راهی وجود دارد. کافی است به جای تلاش برای ترک یک عادت، روی جایگزین کردن آن با یک عادت به مراتب مثبت‌تر تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگر به همان مثال آلارم گوشی برگردیم. اگر در زمان مشخصی که آلارم زده می‌شود خود را مجبور کنید از تخت بیرون آیید می‌توانید از آن 10 دقیقه برای کار بهتری همچون ورزش کردن( در حد چند کشش ساده)، بهره بگیرید.
مسلما انجام این کار برای چند روز اول بسیار دشوار خواهد بود. اما ادامه دهید. این ادامه دادن نه تنها تعویض عادت بد چرت زدن صبحگاهی را با عادت خوب ورزش کردن، آسان‌تر می‌کند. بلکه بعد از گذشت چند هفته این کار کاملا به عادت تبدبل می‌شود. به عبارت دیگر عادت‌های قدیمی و بد شما با یک عادت جدید و به مراتب مثبت‌تر تعویض می‌شود.
احیای زمان ( به انگلیسی: Reclaim Your Time)
اکنون با رازهایی که زمان آزاد شما را افزایش می‌دهند، آشنا شده‌اید. از گوشی هوشمند خود برای بهبود مدیریت زمان و برنامه‌ریزی وظایف خود استفاده کنید. و عادت‌های بدی که فقط زمان شما را هدر می‌دهند، را با عادات سازنده‌ی دیگری جایگزین کنید. تنها چیزی که باقی مانده است این است که دست به کار شوید.
همانطور که این ضرب‌المثل معروف می‌گوید:
یک سفر طولانی با یک قدم شروع می‌شود.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود